Každá firma má své vlastní podnikové procesy, které jsou základem jejího úspěchu a dlouhodobého fungování. Zlepšení těchto procesů může firmu snadno dostat mezi ty nejlepší na trhu. Nejvhodnějším řešením se zdá být digitalizace a automatizace za pomoci moderních technologií.
Přinášíme výběr toho nejdůležitějšího z rozhovoru, ve kterém jsme se na aktuální trend automatizace podnikových procesů a jeho význam podívali z pohledu Romana Kalamena, obchodního manažera specializujícího se na produktové řešení Money ERP. Odhalili jsme, jaký přínos automatizace přináší do podnikové sféry a proč je výhodné automatizovat právě podnikové procesy.
Co konkrétně představuje pojem automatizace podnikových procesů?
Automatizace znamená zjednodušení práce a procesů v rámci jedné firmy. Tyto procesy jsou přitom různé v závislosti na jejím zaměření. Hlavní výhoda automatizace je však v tom, že v rámci firmy výrazně šetří mzdové náklady a usnadňuje práci v back-office.
„Je výhodnější investovat do automatizace procesů než mít složitou personální strukturu.“
Pokud firma vyřizuje 100 objednávek denně, tak je proces jejich vyřízení složen z mnoha dílčích úkonů, na které je potřeba minimálně 2–3 zaměstnance back-office, což je při rozvoji podniku nákladově neudržitelný stav. Pokud se tento proces však zautomatizuje, tak je potřeba pouze 1 člověk. Vše se díky automatizaci posune, zjednoduší a zrychlí.
Dle mého názoru má tedy automatizace firmě především pomáhat a posouvat ji dál.
Automatizace = značná pomoc pro podnikatele. Záleží však na typu podnikatele?
Vždy záleží, v jaké oblasti konkrétně daná firma podniká – jaký je její business. Pokaždé se využívají jiné automatizační nástroje a jejich možnosti použití při zpracování podnikových toků a procesů se liší. Jedno se však nikdy neliší:
„ERP systém v každém případě poskytne tu správnou informaci v reálném čase.“
Setkávám se s různými zákazníky od firem o pár lidech (živnostníci) až po velké firmy s obraty v řádech desítek milionů korun. Jde o to, že každý je specifický, ale každému dokážeme v rámci procesu automatizace najít tu nejúčinnější cestu.
Z vlastní praxe ale vím, že i malé firmě se automatizace kolikrát vyplatí.
„Úspora času je cenným přínosem bez ohledu na velikost podnikání.“
Naopak existují i velké firmy, které podnikový informační systém nepotřebují. Prodávají například produkty, které jsou drahé a nízkoobrátkové a stačí jim vést evidenci na papíře či v Excelu.
Z toho plyne, že podnikatel dokáže vždy sám zjistit, co se mu vyplatí. Je to tedy vysoce individuální – my se na každého podnikatele díváme zvlášť a snažíme se ho především pochopit – o čem ten jeho business konkrétně je.
Na trhu existuje mnoho ERP systémů. Jak vybrat ten správný?
„Důležité je vědět, kolik chci investovat, jakým technickým způsobem chci mít informační systém řešený a vědět, co mi má systém konkrétně vyřešit.“
Pokud si podnikatel zodpoví vše výše řečené, pak je nutné zaměřit svou pozornost na poskytovatele daného ERP systému. Na výběr jsou samozřejmě kromě místních i zahraniční poskytovatelé.
Já osobně bych však preferoval tuzemský ERP systém, protože ten je etablovaný v našich tržních podmínkách. Což je velmi důležité hledisko, protože máme například velmi specifický systém účetnictví, nehledě na kolikrát komplikovanější systém legislativy, kterým je zkrátka potřeba plně odborně rozumět.
Dalším důležitým faktorem je i kvalita zákaznické podpory či zda jsou k dispozici individuální vzdělávací možnosti.
Vše, co byste měli vědět o ERP systémech jsme přehledně zpracovali do e-booku.
Automatizace podnikových procesů pomocí ERP systému představuje finanční investici. Vyplatí se?
Zkušenost je taková, že po úspěšné implementaci ERP systému v rámci firmy klient sám po roce až dvou využívání většinou hodnotí tento krok velmi pozitivně. Uzná, že ze začátku je to dost náročný proces – změna všech firemních systémů, procesů, navyknutí si na něco nového – ale už by se do předešlého stavu nevrátil.
Častá slova klienta:
„Nyní nechápeme, jak jsme to mohli před automatizací vůbec zvládat.“
Je nutné zmínit, že investice do podnikového informačního systému má spíše jednorázový prvotní nákladový charakter, kdy další roky se jedná pouze o menší finanční částky vynaložené spíše na servisní služby. ERP systém tedy vychází při rozvoji podniku nákladově mnohem výhodněji než snažit se vypořádat s rozvojem firmy například skrze najímání nové pracovní síly.
„V případě, že firma aktuálně nestíhá pružně vyřizovat objednávky, tak po úspěšné implementaci podnikového informačního systému lze poté v praxi hovořit o nárůstu obratu zhruba v rozmezí 20 % až 40 %.“
ERP systém umožňuje zkrátka dělat lepší manažerská rozhodnutí. Člověk, jako lidský faktor v rámci firmy, by k tomu rozhodnutí nejspíše došel i sám – ale trvalo by mu to o dost déle než softwaru – a čas jsou v dnešní době peníze.
Roman Kalamen toho prozradil mnohem více!
Zjistili jsme, co je to automatizace podnikových procesů, kdo by jí měl ideálně zvážit a také to, zda se tento krok firmě finančně vyplatí. Na všechno jsme se podívali očima odborníka se 17letou praxí v oboru automatizací podnikových procesů.
My jsme se však ve spojení s automatizací podnikových procesů ptali na mnohem více důležitých otázek, které jsme vzájemně probrali do větších detailů. Pokud vás tedy zajímá také to, jak s automatizací správně krok po kroku začít a na co si při výběru ERP systému dát největší pozor, přečtěte si celý rozhovor.