Spravovat desetitisíce servisních zásahů a desítky techniků efektivně – to je výzva, kterou v JaP–Jacina, s.r.o. zvládli díky digitalizaci. Když firma potřebovala sjednotit servisní procesy, zrychlit tok informací a získat plnou kontrolu nad daty, rozhodla se pro své osvědčené řešení: ERP systém Vario. Výsledkem je digitální servis bez papíru, přehled v reálném čase a systém, který roste s firmou.
Proč digitalizovat servis? Zdlouhavé procesy a roztříštěná data firmám brzdí růst
V mnoha firmách je servis stále jednou z oblastí, kde digitalizace pokulhává. Zatímco výroba, obchod nebo účetnictví už běží na moderních systémech, servisní oddělení často spoléhají na papírové výjezdy, tabulky a data rozptýlená v několika různých aplikacích. Výsledek? Zpoždění, neefektivita, složitější dohledávání historie zásahů a chybějící přehled pro vedení.
Přitom právě servis hraje v dlouhodobém vztahu se zákazníky klíčovou roli. Je to místo, kde se setkává slib se skutečností – kde zákazník očekává rychlou reakci, spolehlivost a informovanost. A právě proto má smysl mít servis pod kontrolou.
Firma JaP–Jacina, s.r.o., český výrobce vratové, nakládací a protipovodňové techniky, si tuto nutnost uvědomila včas. Potřebovala řešení, které propojí techniky v terénu s administrativou, obchodem i vedením firmy. Sázka padla na pro ně již osvědčený ERP systém Vario od Seyforu – a ukázalo se, že šlo o rozhodnutí, které změnilo způsob práce napříč celou firmou.
O JaP–Jacina, s.r.o.: Inovace, které chrání kritickou infrastrukturu
JaP–Jacina, s.r.o. je česká firma s centrálou v Mnichově Hradišti. Vyvíjí, vyrábí a dodává vratovou, nakládací, a především protipovodňovou techniku. Její řešení chrání klíčové objekty jako Letiště Václava Havla, jadernou elektrárnu Temelín, Národní divadlo nebo pražské a pařížské metro.
Za více než 25 let vyrostla z menší firmy na mezinárodního dodavatele s vlastním vývojovým oddělením, testovacím centrem a sítí servisních techniků po celé republice. Dnes působí ve více než dvaceti zemích světa a její technici se starají o desítky tisíc zařízení.
Co je ale podstatné: JaP–Jacina je firma, která se nebojí změn. Digitalizace pro ni není hrozba, ale nástroj pro růst. A právě to z ní dělá ideálního partnera pro komplexní ERP řešení, které se umí přizpůsobit realitě výroby, servisu i řízení zakázek.
Výchozí stav: Dva systémy, papíry, komplikace
Ještě nedávno fungoval servis v JaP–Jacina, s.r.o. na dvoukolejce. Část agendy byla ve Variu, druhá v pomocném softwaru. Obě aplikace sice byly propojené, ale práce s daty byla zdlouhavá a roztříštěná. Technici vyplňovali papírové formuláře, které bylo nutné zpětně přepisovat. Informace se ztrácely, zpožďovaly a špatně hledaly.
„Aplikace jsme měli napojené, ale ve výsledku jsme museli mnoho věcí dohledávat nebo přepisovat. To jsme chtěli změnit – sjednotit servis do jednoho systému,“ popisuje Jan Štolcbart.
Zákaznický servis byl přitom klíčovou součástí firmy. Desítky techniků, tisíce zařízení a nároky na rychlou reakci – to vše si žádalo řešení, které nebude firmu brzdit, ale podpoří její tempo.
Řešení: Jedna aplikace, propojený servis
V létě 2022 nasadila firma JaP–Jacina nový modul Servis v ERP systému Vario a spolu s ním mobilní aplikaci Vario Online pro techniky v terénu. Tím se celý servisní proces sjednotil do jednoho systému – od výjezdu technika až po fakturaci.
„Do té doby jsme měli agendu servisu vedenou zčásti ve Variu a zčásti v jiném pomocném softwaru. A i když byly propojené, práce s daty nebyla efektivní. Chtěli jsme vše sjednotit,“ říká Jan Štolcbart, správce systému ve firmě.
Technici dnes nevyplňují papíry – místo toho pracují s mobilní aplikací, která je přímo napojená na ERP systém. V reálném čase vidí historii zařízení, zadávají tikety, aktualizují stav zakázky a posílají data rovnou do Varia. Obchod, servisní manažeři i vedení firmy tak mají neustále aktuální informace – bez přepisování, bez chyb.
Přínosy: Rychlejší servis, méně chyb, více kontroly
Nasazením ERP modulu Servis a aplikace Vario Online získala firma plně digitalizovaný proces – od zadání požadavku až po fakturaci. Servisní technici mají v terénu k dispozici kompletní informace o zařízení, historii zásahů i potřebnou dokumentaci. Všechna data se automaticky propisují do systému a jsou okamžitě dostupná i pro ostatní oddělení.
„Servisní technici už nejezdí s papírem a tužkou. Místo toho mají v ruce tablet nebo chytrý telefon s aplikací Vario Online, do které vyplňují servisní tiket,“ vysvětluje Jan Štolcbart.
Výsledkem je:
- méně ruční práce a chyb způsobených přepisováním,
- rychlejší reakce na zákaznické požadavky,
- okamžitý přístup ke všem datům napříč firmou – pro obchod, servis i vedení,
- propojené reporty pro plánování a rozhodování.
„Díky napojení na reporty víme, co je potřeba řešit. Máme přesný přehled o vytíženosti techniků, efektivitě i servisních potřebách,“ dodává Štolcbart.
Co dřív trvalo dny, je dnes otázkou minut. A co dřív stálo úsilí několika lidí, dnes zvládne propojený systém automaticky.
Vario jako páteř firmy, nejen servisní nástroj
Digitalizace servisu byla důležitým krokem – ale ve firmě JaP–Jacina, s.r.o. jde Vario mnohem dál. ERP systém tady neslouží jen jednomu oddělení. Je to centrální nástroj pro řízení celé firmy.
Přes Vario běží:
- obchodní, montážní a konstrukční zakázky,
- plánování a řízení výroby,
- skladová evidence,
- personalistika, mzdy a účetnictví.
„To, že máme celou agendu v jednom systému, nám přináší maximální přehled a efektivitu práce. Vidíme kompletní historii zakázek i servisovaných zařízení. Pomáhá nám to v plánování, controllingu i v každodenním provozu,“ říká jednatelka Stanislava Jacinová.
S růstem firmy rostl i systém. Vario se dokázalo přizpůsobit konkrétním potřebám – od základní evidence po komplexní řešení propojené s výrobou a servisem. Dnes tvoří páteř firmy, která spoléhá na přesná data a rychlé reakce.
Když systém odpovídá realitě firmy
Případ firmy JaP–Jacina, s.r.o. ukazuje, že dobře nastavený ERP systém není jen technické řešení – je to součást strategie firmy, která chce růst, zefektivnit provoz a mít své procesy plně pod kontrolou. Nasazení Varia umožnilo firmě opustit ruční přepisování, sjednotit data a propojit terén, administrativu i management do jednoho funkčního celku.
Díky flexibilitě a přizpůsobení na míru dnes ve firmě neřeší jen digitalizovaný servis, ale i obchod, výrobu nebo mzdy – vše na jednom místě, v jednom systému.
Zajímá vás, jak digitalizace servisu probíhala? Podívejte se na celou případovou studii firmy JaP–Jacina. Dozvíte se víc o výchozím stavu, technickém řešení i konkrétních přínosech.
