Účetní a ERP systémy mění způsob, jakým firmy zpracovávají a analyzují své doklady. Trendem poslední doby je automatizované vytěžování dokladů, které přináší efektivitu, přesnost a konkurenční výhodu. Přečtěte si, jak tento proces funguje a jaké jsou jeho benefity. Zároveň se podívejte na produktové portfolio Seyfor, které přináší konkrétní nástroje pro tento účel.
Co je to vytěžování dokladů? Efektivita a přesnost na prvním místě
Vytěžování dokladů představuje důležitý krok směrem k efektivnímu a modernímu zpracování finančních informací. Tento proces umožňuje účetním a finančním týmům optimalizovat svou práci a současně minimalizovat riziko lidských chyb.
Vytěžování dokladů je proces, při kterém účetní systém automaticky extrahuje relevantní informace z faktur, účetních zápisek a dalších dokumentů. Tento proces je založen na pokročilých technologiích zpracování textu a umělé inteligence. Dokonce i nejkomplexnější faktury s různými formáty a strukturami jsou schopny moderní systémy zpracovat a vyčíst potřebné údaje.
Jak vytěžování dokladů funguje?
Proces vytěžování dokladů, známý také jako automatizované nebo digitální zpracování dokladů, je postup, který umožňuje firmám a organizacím efektivně a přesně zpracovávat informace z např. z faktur a dalších finančních dokumentů.
Proces si představíme na příkladě faktur:
1. krok: Skenování nebo digitální zpracování
Faktury mohou být fyzicky naskenovány do digitální podoby nebo mohou přijít již v digitálním formátu. Tyto digitální kopie faktur jsou poté použity jako vstupní data pro proces vytěžování.
2. krok: Rozpoznávání obrazu
Pokud jsou faktury ve formě obrázků, používá se k identifikaci a rozpoznání textu na fakturách strojové učení a technologie na zpracování obrazu. To zahrnuje rozpoznávání písma, různých velikostí písma a různých stylů, jako jsou loga a grafika.
3. krok: Zpracování textu
Jakmile je text z faktur rozpoznán, následuje fáze zpracování textu. Tady strojové učení a algoritmy pro zpracování textu analyzují extrahovaný text a hledají klíčové údaje, jako jsou čísla faktur, názvy výrobků nebo služeb, částky, data a další relevantní informace.
4. krok: Extrakce údajů
Během této fáze jsou identifikované klíčové údaje extrahovány a strukturovány. Systém musí být schopen rozlišit, kde začíná a končí jednotlivý údaj, aby byly informace korektně zpracovány.
5. krok: Validace a kontrola kvality
Extrahované údaje jsou porovnány se zbytkem faktury, aby se zajistila správnost a přesnost. Tato fáze zahrnuje také kontrolu proti interním databázím a pravidlům firmy.
6. krok: Ukládání a integrace
Vyčištěné a validované údaje jsou následně uloženy do účetního softwaru nebo ERP systému, kde jsou dále zpracovávány pro účely účetnictví, analýzy a správy.
Celý proces vytěžování faktur má za cíl zjednodušit a automatizovat ruční práci spojenou se zpracováním faktur a minimalizovat riziko lidských chyb. To znamená, že účetní týmy mohou mít více času na strategické úkoly a analýzy, zatímco systém zajišťuje přesné a efektivní zpracování finančních dokumentů.
4 hlavní výhody vytěžování dokladů pro firmy
Výhody vytěžování dokladů pro firmy jsou mnohostranné a mají vliv na různé aspekty podnikání. Následující body se zaměřují na klíčové výhody, které přináší přechod na automatizované vyčítání dokladů:
1. Zrychlení procesu zpracování dokladů
Automatizované vyčítání dokladů výrazně zkracuje dobu potřebnou k získání určitých informací z faktur a dalších dokumentů. Tím pádem se celý proces zpracování finančních transakcí urychluje, což má pozitivní dopad na rychlost uzávěrky účetního období.
2. Zlepšení cash flow
Rychlejší zpracování dokladů přispívá ke zvýšení rychlosti fakturace a placení. To znamená, že firmy mohou rychleji získávat platby od zákazníků, což zlepšuje celkové cash flow a likviditu.
3. Minimalizace chyb
Manuální zadávání dat do systému často přináší riziko lidských chyb. Automatizované vytěžování dokladů tuto nežádoucí skutečnost eliminuje tím, že údaje jsou extrahovány přímo z dokumentů. Tímto způsobem se minimalizuje riziko nepřesností spojených s ručním zadáváním.
4. Snížení rizika finančních nesrovnalostí
Nepřesnosti a chyby v účetnictví mohou vést k vážným finančním problémům. Díky vytěžování dokladů jsou záznamy přesnější a konzistentnější, což snižuje riziko nesrovnalostí v účetních knihách.
Vytěžování dokladů ve světě moderních účetních a ERP systémů
V dnešní době se podniky potýkají s obrovským objemem finančních transakcí a dokumentů. Správné zpracování a analýza těchto dokladů jsou klíčové pro efektivní řízení firmy. Právě zde vstupují do hry účetní a ERP systémy.
Řada z nich nabízí integrované nástroje pro automatizované vytěžování dokladů. Tato funkcionalita je klíčovým prvkem pro efektivní řízení financí a procesů v rámci firmy. Systémy umožňují propojení s různými datovými zdroji a snadno se přizpůsobují individuálním potřebám podniku.
Nástroje na vytěžování dokumentů z portfolia Seyfor
Seyfor přináší široké portfolio produktů, které jdou ruku v ruce s moderními trendy v účetnictví. Jejich nástroje pro vyčítání dokladů vám umožní maximalizovat efektivitu a získat pořádek ve vašich fakturách. Od automatické extrakce dat až po jejich správu a archivaci.
Modul Inbox od Money S3: Schránka, archiv a čtečka dokladů v jednom
Modul Inbox je z pohledu uživatelů Money S3 významnou pomocí pro všechny, kteří chtějí usnadnit a zefektivnit práci s přijatými podnikovými doklady.
Modul Inbox nabízí:
- Plnohodnotný elektronický archiv pro ukládání všech přijatých podnikových dokladů – nemusíte přijaté doklady (vás nebo vašich klientů) archivovat fyzicky.
- Funkci v systému Money S3 umožňující automatické vyčítání dokladů, které pak uživatel snadno zaúčtuje na pár kliknutí.
- Elektronickou schránku, podobnou e-mailu, která slouží pro centralizovaný příjem dokladů od dodavatelů i zaměstnanců.
Modul Inbox tak spojuje schránku, archiv a čtečku dokladů do jediného systému a místa ve vaší firmě.
Podobná řešení nabízejí také ERP systémy Vario, Byznys či modul Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Směrem k efektivnímu účetnictví
Vytěžování dokladů se stává nedílnou součástí moderního účetnictví a ERP systémů. Tento proces přináší nejen rychlost a přesnost, ale i schopnost rychle reagovat na měnící se podmínky trhu. Společně s modulem Inbox od Money S3 či řešením Microsoft Dynamics 365 Business Central nebo od ERP systémů Vario a Byznys mohou firmy dosáhnout vyšší úrovně efektivity a konkurenční výhody.
Nyní víte, jak účetní a ERP systémy mohou revolučně změnit způsob, jakým firmy pracují s doklady. Vyčítání dokladů není jen prchavým trendem, ale klíčovým faktorem pro úspěch v moderním podnikatelském světě.