Účtovné a ERP systémy menia spôsob, akým spoločnosti spracovávajú a analyzujú svoje dokumenty. Najnovším trendom je automatizované vyťažovanie dokumentov, ktoré prináša efektivitu, presnosť a konkurenčnú výhodu. Prečítajte si, ako tento proces funguje a aké sú jeho benefity. Zároveň si pozrite produktové portfólio spoločnosti Seyfor, ktoré prináša konkrétne nástroje na tento účel.
Čo je to vyťažovanie dokladov? Efektivita a presnosť na prvom mieste
Vyťažovanie dokumentov je dôležitým krokom k efektívnemu a modernému spracovaniu finančných informácií. Tento proces umožňuje účtovným a finančným tímom optimalizovať svoju prácu a zároveň minimalizovať riziko ľudských chýb.
Vyťažovanie dokladov je proces, pri ktorom účtovný systém automaticky extrahuje relevantné informácie z faktúr, účtovných poznámok a iných dokumentov. Tento proces je založený na pokročilých technológiách spracovania textu a umelej inteligencie. Moderné systémy dokážu spracovať aj tie najzložitejšie faktúry s rôznymi formátmi a štruktúrami a získať z nich potrebné údaje.
Ako funguje vyťažovanie dokumentov?
Proces vyťažovania dokumentov, známy aj ako automatizované alebo digitálne spracovanie dokladov, je proces, ktorý umožňuje spoločnostiam a organizáciám efektívne a presne spracovať informácie napríklad z faktúr a iných finančných dokumentov.
Proces si predstavíme na príklade faktúr:
1. krok: Skenovanie alebo digitálne spracovanie
Faktúry môžu byť fyzicky naskenované do digitálnej podoby alebo môžu byť doručené už v digitálnej podobe. Tieto digitálne kópie faktúr sa potom používajú ako vstupné údaje pre proces vyťažovania.
2. krok: Rozpoznávanie obrazu
Ak sú faktúry vo forme obrázkov, na identifikáciu a rozpoznávanie textu na faktúrach sa používajú technológie strojového učenia a spracovania obrazu. To zahŕňa rozpoznávanie písma, rôznych veľkostí písma a rôznych štýlov, ako sú logá a grafika.
3. krok: Spracovanie textu
Akonáhle je text z faktúr rozpoznaný, nasleduje fáza spracovania textu. Tu algoritmy strojového učenia a spracovania textu analyzujú extrahovaný text a hľadajú kľúčové údaje, ako sú čísla faktúr, názvy produktov alebo služieb, sumy, dátumy a ďalšie relevantné informácie.
4. krok: Extrakcia údajov
Počas tejto fázy sa identifikované kľúčové údaje extrahujú a štruktúrujú. Systém musí byť schopný rozlíšiť, kde sa jednotlivé údaje začínajú a končia, aby mohol informácie správne spracovať.
5. krok: Validácia a kontrola kvality
Získané údaje sa porovnávajú so zvyškom faktúry, aby sa zabezpečila presnosť a správnosť. Táto fáza zahŕňa aj kontrolu s internými databázami a zásadami spoločnosti.
6. krok: Ukladanie a integrácia
Vyčistené a validované údaje sa potom uložia do účtovného softvéru alebo ERP systému, kde sa ďalej spracúvajú na účely účtovníctva, analýzy a riadenia.
Cieľom celého procesu vyťažovania faktúr je zjednodušiť a automatizovať manuálnu prácu spojenú so spracovaním faktúr a minimalizovať riziko ľudských chýb. To znamená, že účtovné tímy môžu mať viac času na strategické úlohy a analýzy, zatiaľ čo systém zabezpečuje presné a efektívne spracovanie finančných dokumentov.
4 hlavné výhody vyťažovania dokladov pre firmy
Výhody vyťažovania dokumentov pre firmy sú mnohostranné a ovplyvňujú rôzne aspekty podnikania. Nasledujúce body sa zameriavajú na kľúčové výhody, ktoré prináša prechod na automatizované vyťažovanie dokladov:
1. Zrýchlenie procesu spracovania dokladov
Automatizované vyčítanie dokladov výrazne skracuje čas potrebný na získanie určitých informácií z faktúr a iných dokumentov. Tým sa urýchľuje celý proces spracovania finančných transakcií, čo má pozitívny vplyv na rýchlosť uzávierky účtovného obdobia.
2. Zlepšenie cash flow
Rýchlejšie spracovanie dokladov pomáha zvýšiť rýchlosť fakturácie a platieb. To znamená, že firmy môžu rýchlejšie prijímať platby od zákazníkov, čo zlepšuje celkový cash flow a likviditu.
3. Minimalizácia chýb
Manuálne zadávanie údajov do systému často prináša riziko ľudských chýb. Automatizované vyťažovanie dokladov túto nežiaducu skutočnosť eliminuje tým, že údaje extrahuje priamo z dokladov. Tým sa minimalizuje riziko nepresností spojené s ručným zadávaním.
4. Zníženie rizika finančných nezrovnalostí
Nepresnosti a chyby v účtovníctve môžu viesť k vážnym finančným problémom. Vďaka vyťažovaniu dokladov sú záznamy presnejšie a konzistentnejšie, čím sa znižuje riziko nezrovnalostí v účtovných knihách.
Vyťažovanie dokumentov vo svete moderných účtovných a ERP systémov
V dnešnej dobe sa podniky stretávajú s obrovským objemom finančných transakcií a dokumentov. Správne spracovanie a analýza týchto dokladov sú kľúčové pre efektívne riadenie firmy. Tu vstupujú do hry účtovné a ERP systémy.
Mnohé z nich ponúkajú integrované nástroje na automatizované vyťažovanie dokladov. Táto funkcionalita je kľúčovým prvkom pre efektívne riadenie financií a procesov v spoločnosti. Systémy umožňujú prepojenie s rôznymi dátovými zdrojmi a ľahko sa prispôsobujú individuálnym potrebám podniku.
Nástroje na vyťažovanie dokumentov z portfólia Seyfor
Seyfor prináša široké portfólio produktov, ktoré idú ruka v ruke s modernými trendmi v účtovníctve. Ich nástroje na vyčítanie dokladov vám umožnia maximalizovať efektivitu a urobiť si poriadok vo faktúrach. Od automatickej extrakcie údajov až po ich správu a archiváciu.
Modul Inbox od Money S3: Schránka, archív a čítačka dokladov v jednom
Z pohľadu používateľov Money S3 je modul Inbox významným pomocníkom pre všetkých, ktorí chcú zjednodušiť a zefektívniť prácu s prijatými firemnými dokladmi.
Modul Inbox ponúka:
- Plnohodnotný elektronický archív na ukladanie všetkých prijatých firemných dokladov - nemusíte prijaté doklady (od vás alebo vašich klientov) archivovať fyzicky.
- Funkciu v Money S3, ktorá umožňuje automatické čítanie dokladov, ktoré potom používateľ ľahko zaúčtuje na pár kliknutí.
- Elektronickú schránku podobnú e-mailu na centralizované prijímanie dokladov od dodávateľov aj zamestnancov.
Modul Inbox tak spája schránku, archív a čítačku dokladov do jediného systému a na jediné miesto vo vašej firme.
Podobné riešenia ponúkajú aj modul Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Smerom k efektívnemu účtovníctvu
Vyťažovanie dokumentov sa stáva neoddeliteľnou súčasťou moderného účtovníctva a ERP systémov. Tento proces prináša nielen rýchlosť a presnosť, ale aj schopnosť rýchlo reagovať na meniace sa podmienky na trhu. Spolu s modulom Inbox z Money S3 alebo riešením Microsoft Dynamics 365 Business Central môžu spoločnosti dosiahnuť vyššiu úroveň efektivity a konkurenčnej výhody.
Teraz už viete, ako môžu účtovné a ERP systémy zmeniť spôsob, akým firmy pracujú s dokladmi. Vyčítanie dokladov nie je len prchavý trend, ale kľúčový faktor úspechu v modernom svete podnikania.