Každá firma má svoje vlastné podnikové procesy, ktoré sú základom jej úspechu a dlhodobého fungovania. Zlepšenie týchto procesov môže firmu ľahko dostať medzi tie najlepšie na trhu. Najvhodnejším riešením sa zdá byť digitalizácia a automatizácia za pomoci moderných technológií.
Prinášame výber toho najdôležitejšieho z rozhovoru, v ktorom sme sa na aktuálny trend automatizácie podnikových procesov a jeho význam pozreli z pohľadu Romana Kalamena, obchodného manažéra špecializujúceho sa na produktové riešenia Money ERP. Odhalili sme, aký prínos automatizácia prináša do podnikovej sféry a prečo je výhodné automatizovať práve podnikové procesy.
Čo konkrétne predstavuje pojem automatizácia podnikových procesov?
Automatizácia znamená zjednodušenie práce a procesov v rámci jednej firmy. Tieto procesy sú pritom rôzne v závislosti na jej zameraní. Hlavná výhoda automatizácie je však v tom, že v rámci firmy výrazne šetrí mzdové náklady a uľahčuje prácu v back-office.
„Je výhodnejšie investovať do automatizácie procesov než mať zložitú personálnu štruktúru.“
Ak firma vybavuje 100 objednávok denne, tak je proces ich vybavenia zložený z mnohých čiastkových úkonov, na ktoré je potrebné mať minimálne 2 – 3 zamestnancov back-office, čo je pri rozvoji podniku nákladovo neudržateľný stav. Pokiaľ sa však tento proces zautomatizuje, tak je potrebný len 1 človek. Všetko sa vďaka automatizácii posunie, zjednoduší a zrýchli.
Podľa môjho názoru má teda automatizácia firme predovšetkým pomáhať a posúvať ju ďalej.
Automatizácia = značná pomoc pre podnikateľov. Záleží však na type podnikateľa?
Vždy záleží, v akej oblasti konkrétne daná firma podniká – aký je jej business. Zakaždým sa využívajú iné automatizačné nástroje a ich možnosti použitia pri spracovaní podnikových tokov a procesov sa líši. Jedno sa však nikdy nelíši:
„ERP systém v každom prípade poskytne tú správnu informáciu v reálnom čase.“
Stretávam sa s rôznymi zákazníkmi od firiem s pár ľuďmi (živnostníci) až po veľké firmy s obratom v stovkách tisíc eur. Ide o to, že každý je špecifický, ale každému dokážeme v rámci procesu automatizácie nájsť tú najúčinnejšiu cestu.
Z vlastnej praxe ale viem, že aj malej firme sa automatizácia koľkokrát oplatí.
„Úspora času je cenným prínosom bez ohľadu na veľkosť podnikania.“
Naopak existujú aj veľké firmy, ktoré podnikový informačný systém nepotrebujú. Predávajú napríklad produkty, ktoré sú drahé a nízkoobrátkové a stačí im viesť evidenciu na papieri či v exceli.
Z toho vyplýva, že podnikateľ dokáže vždy sám zistiť, čo sa mu oplatí. Je to teda vysoko individuálne – my sa na každého podnikateľa pozeráme individuálne a snažíme sa ho predovšetkým pochopiť – o čom ten jeho business konkrétne je.
Na trhu existuje mnoho ERP systémov. Ako vybrať ten správny?
„Dôležité je vedieť, koľko chcem investovať, akým technickým spôsobom chcem mať informačný systém riešený a vedieť, čo mi má systém konkrétne vyriešiť.“
Keď si podnikateľ zodpovie všetko vyššie uvedené, potom je nutné upriamiť svoju pozornosť na poskytovateľa daného ERP systému. Na výber sú samozrejme okrem miestnych aj zahraniční poskytovatelia.
Ja osobne by som však preferoval tuzemský ERP systém, pretože ten je etablovaný v našich trhových podmienkach. Čo je veľmi dôležité hľadisko, pretože máme napríklad veľmi špecifický systém účtovníctva, nehovoriac o koľkokrát komplikovanejšom systéme legislatívy, ktorým je skrátka potrebné plne odborne rozumieť.
Ďalším dôležitým faktorom je aj kvalita zákazníckej podpory alebo či sú k dispozícii individuálne vzdelávacie možnosti.
Všetko, čo by ste mali vedieť o ERP systémoch sme prehľadne spracovali do e-booku.
Automatizácia podnikových procesov pomocou ERP systému predstavuje finančnú investíciu. Oplatí sa?
Skúsenosť je taká, že po úspešnej implementácii ERP systému v rámci firmy klient sám po roku až dvoch využívania väčšinou hodnotí tento krok veľmi pozitívne. Uzná, že zo začiatku je to dosť náročný proces – zmena všetkých firemných systémov, procesov, navyknutie si na niečo nové – ale už by sa do predošlého stavu nevrátil.
Časté slová klienta:
„Teraz nechápeme, ako sme to mohli pred automatizáciou vôbec zvládať.“
Je nutné spomenúť, že investícia do podnikového informačného systému má skôr jednorazový prvotný nákladový charakter, kedy ďalšie roky ide len o menšie finančné čiastky vynaložené skôr na servisné služby. ERP systém teda vychádza pri rozvoji podniku nákladovo omnoho výhodnejšie než snažiť sa vysporiadať s rozvojom firmy napríklad najímaním novej pracovnej sily.
„V prípade, že firma aktuálne nestíha pružne vybavovať objednávky, tak po úspešnej implementácii podnikového informačného systému možno potom v praxi hovoriť o náraste obratu zhruba v rozmedzí 20 % až 40 %.“
ERP systém umožňuje skrátka robiť lepšie manažérske rozhodnutia. Človek, ako ľudský faktor v rámci firmy, by k tomu rozhodnutiu zrejme dospel aj sám – ale trvalo by mu to o dosť dlhšie než softwaru – a čas sú v dnešnej dobe peniaze.
Roman Kalamen toho prezradil omnoho viac!
Zistili sme, čo je to automatizácia podnikových procesov, kto by ju mal ideálne zvážiť a tiež to, či sa tento krok firme finančne oplatí. Na všetko sme sa pozreli očami odborníka so 17-ročnou praxou v odbore automatizácií podnikových procesov.
My sme však v spojitosti s automatizáciou podnikových procesov kládli omnoho viac dôležitých otázok, ktoré sme vzájomne prebrali do väčších detailov. Ak vás teda zaujíma aj to, ako s automatizáciou správne krok po kroku začať a na čo si pri výbere ERP systému dať najväčší pozor, prečítajte si celý rozhovor.