MENU Zavřít

Začínáte podnikat? Vyberte si, který účetní software je pro vás nejlepší

  • 23. 1. 2023
  • 8 minut čtení

Pokud začínáte s podnikáním, je důležité se připravit na různé výzvy, které vás čekají. Opravdu dobrá příprava, která vám poskytne základy pro úspěšný start vaší podnikatelské činnosti, zahrnuje nejen průzkum trhu, počáteční investice a rezervy, ale je v jejím rámci potřeba myslet i na nástroje, které budou vaším každodenním společníkem a pomocníkem v podnikání.

Při startu vašeho podnikání musíte mít na paměti, že jako podnikatel jste právně vázán určitými povinnostmi. Jednou z nich je vedení účetnictví. Jaké máte možnosti, pokud se chcete vyhnout nepřehledným tabulkám, přeplněným složkám a zároveň pracovat v souladu s platnou legislativou?

Vedení účetnictví

Vedení účetnictví není jen nudnou zákonnou povinností, ale poskytuje vám v podnikání přehled o nákladech a výnosech, což usnadňuje řízení podniku. Na trhu je dnes již spousta chytrých nástrojů, které většinu rutinní práce udělají za vás a ušetří vám čas.

U dodavatelů naleznete celou řadu fakturačních aplikací a účetních softwarů. Pokud patříte mezi začínající podnikatele, budete pravděpodobně zpočátku potřebovat řešit pouze faktury a k tomu pro vás bude vhodné levná a snadno použitelné řešení.

Proto zřejmě sáhnete po fakturačních programech, které nevyžadují nákup softwaru ani jeho instalací do svého zařízení. Vystačíte si třeba jen s aplikací pro fakturaci, jako je například iDoklad. Jeho velkou výhodou je, že pokud vaše účetní používá Money S3, může si z iDokladu faktury snadno stáhnout. Nemusíte tedy za svou účetní chodit osobně a nosit jí krabice plné faktur.

Pokud kromě sebe zaměstnáváte další lidi, zpracováváte mzdy nebo potřebujete vést sklad a zároveň vést účetnictví interně, aplikace pro fakturaci vám stačit nebude. Tehdy je čas přejít na účetní software nebo začít uvažovat o podnikovém informačním systému.

Účetní systém však najde uplatnění i ve společnosti, jejíž účetnictví zpracovává externí účetní. To proto, že firmě usnadní předání faktur externímu účetnímu a zároveň může využívat jeho pokročilé funkce, jako je sklad, mzdy apod.

Jak vybrat účetní program?

Jak si ale mezi mnoha účetními programy vybrat ten správný? Pokud hledáte řešení, které chcete používat několik let, je příprava na výběr a samotný výběr správného softwaru jedním z nejdůležitějších kroků. Pokud mu nevěnujete dostatečnou přípravu, může vám způsobit více problémů než užitku.

Každý účetní systém obsahuje základní funkce, které můžete podle potřeby doplnit volitelnými moduly. Každý z nich vás bude něco stát, takže je dobré zvážit, které funkce opravdu potřebujete, abyste neplatili za něco, co ani nevyužijete. Až přijde čas a vaše firma se opět rozroste, můžete si potřebné moduly vždy dokoupit.

Při výběru účetního systému zohledněte následující skutečnosti:

  • do jaké kategorie podnikání spadáte z hlediska vedení účetnictví – zda budete vést daňovou evidenci nebo účetnictví (označované i starším názvem jakou podvojné účetnictví),
  • jaké jsou vaše možnosti investice do softwaru,
  • velikost podniku a počet uživatelů, kteří budou v systému pracovat,
  • požadavky na účetní systém,
  • reference o dodavatelích jednotlivých systémů a jejich historii.

Jak vybrat dodavatele účetního softwaru?

Výběr vhodného dodavatele je stejně důležitý jako stanovení požadavků na samotný systém. Nevybírejte neuváženě nebo podle toho, co používají vaši známí. Udělejte si průzkum a odpovězte na následující otázky:

  • Je dodavatel ověřený?
  • Jak hodnotí dodavatele a jeho řešení firmy s podobným zaměřením jako je to moje?
  • Jaké jsou možnosti podpory? Budou mi k dispozici konzultanti, zákaznická podpora, aktuální blog s novinkami a návody?
  • Mohu si vyzkoušet bezplatnou verzi softwaru?
  • Kolik mě bude software stát, včetně případné předimplementační analýzy, implementace, licencí, aktualizací atd.?

Možnost vyzkoušet si demoverzi je k nezaplacení. Můžete se předem seznámit s tím, v jakém prostředí budete pracovat, a pokud vám nebude vyhovovat, můžete vyzkoušet jiné řešení. Na druhou stranu, pokud splňuje vaše požadavky, můžete plynule přejít na ostrou verzi.

Tuto možnost nabízí například účetní a skladový program Money S3, který si zákazníci mohou přizpůsobit podle svých potřeb. Ideálním řešením pro malé živnostníky a podnikatele je pro začátek bezplatná verze Money S3 Start, kde mohou využívat všechny moduly i nové funkce. Jeho použití je omezeno počtem dokladů a jednou pracovní agendou. Pokud překročíte některý z limitů, můžete přejít na některý z nabízených placených kompletů a pokračovat v práci bez dalších omezení.

Výhody podnikání s účetním systémem:

  • práce v souladu s platnými právními předpisy,
  • pravidelné aktualizace,
  • zákaznická podpora,
  • intuitivní uživatelské prostředí,
  • možnost napojení na další řešení – aplikace, e-shop, informační systém,
  • možnost přizpůsobit systém podle aktuálních požadavků.

Kdy je čas začít uvažovat o podnikovém informačním systému?

Účetní software obvykle používají menší firmy, a to především pro vedení účetnictví. Pokud však vaše firma začne růst a rozšiřovat svou agendu, musíte řešit stále složitější operace a procesy ve vaší firmě. Zde už nastává doba, kdy si pořídit podnikový informační systém. A to ideálně ještě dříve, než se dostanete do bodu, kdy začnete ztrácet přehled o tom, co se v podniku děje.

ERP systém dokáže sjednotit všechny podnikové procesy do jednoho systému, což má tu výhodu, že nemusíte mít více specializovaných řešení (HR, sklad, logistika, fakturace atd.) a nestane se vám, že máte informace uložené na různých místech, které spolu nekomunikují a nejsou propojené.

Výhody, které ERP systém firmám přináší:

  • sjednocení procesů do jednoho řešení: účetnictví, skladové hospodářství, lidské zdroje, workflow atd.,
  • automatizace rutinních procesů – zbavuje zaměstnance nadbytečné administrativy,
  • přístup k datům kdykoli a odkudkoli,
  • přehled o výkonnosti jednotlivých oddělení i celé společnosti,
  • podrobné analýzy a reporting.

Podnikový informační systém může díky propojení a automatizovaným procesům ušetřit vaší firmě mnoho času a nákladů. Stejně jako u účetních systémů byste však neměli podcenit jeho výběr. S tím vám může pomoci přehledný e-book od našeho podnikového systému Money ERP, ve kterém se dozvíte, na co je potřeba při výběru ERP systému myslet.

Podobné
články