HR specialisté to jistě znají – přehledy docházky, připomínky ke školením, do toho sbírat výstupy z dotazníků, napsat článek na intranet a mezi tím desítky větších či menších úkonů. Jenže vy byste se vážně raději věnovali onboardingu nováčků nebo rozhovorům s uchazeči. Jak z toho ven? Třeba pomocí digitálních zaměstnanců – skvělého způsobu, jak uvést umělou inteligenci i do vaší kanceláře.
Příběh z praxe
Představte si HR specialistku – říkejme jí třeba Zuzana. A představme si, že Zuzana pracuje ve firmě se stovkami zaměstnanců a má společně se svými kolegyněmi na starost onboarding, interní komunikaci, nábory, péči o zaměstnance… jednoduše všechno, co bychom nazvali denním chlebem oddělení lidských zdrojů.
Všechno uvedené samozřejmě znamená velké množství úkonů, od přeposílání dotazníků přes psaní e-mailů až po sepisování článků na firemní intranet. Do toho všeho je třeba hlídat i důležité termíny a včas zaměstnancům rozposílat upomínky. Netřeba dodávat, že to vše naší hrdince denně zabírá mnoho hodin času – času, který následně nemá na její nejoblíbenější úkoly, tedy přímou komunikaci s lidmi.
Tento stav trval až do chvíle, když za Zuzanou přišel kolega a představil ji digitální zaměstnance. Pak už stačilo jen úvodní nastavení, chvilka testování a Zuzana i celý její tým získaly zcela nové virtuální kolegy. Ti zvládají například následující:
- zpracovávat žádosti o dovolenou nebo evidenci docházky,
- připravovat a odesílat onboardingové materiály nováčkům,
- generovat interní newslettery a příspěvky pro firemní komunikační kanály,
- vyhodnocovat data z průzkumů spokojenosti zaměstnanců,
- připomínat termíny školení nebo zkušební doby,
- a mnoho dalšího.
Výsledek? Zuzana i její kolegyně nyní šetří až 4 hodiny času denně. Ten pak mohou věnovat aktivitám, které ještě umělá inteligence nezvládá – třeba jít si pohovořit s uchazeči, nebo uspořádat schůzky 1:1 a čerpat feedback přímo od zaměstnanců.
Poznejte svého digitálního kolegu
Poznáváte se ve výše uvedeném a přemýšlíte, co že to ten digitální zaměstnanec vlastně je? Technicky řečeno jde o automatizovaný workflow, který provádí určitý proces zcela bez nutnosti zásahu uživatele. Stačí jen poskytnout vstupní data, zkontrolovat výstupy a víc není třeba.
Jak si to představit v praxi? Vezměme si na pomoc třeba Social Media Content Bota – digitálního zaměstnace, kterého jsme v Seyforu nedávno vytvořili pro usnadnění komunikace přes sociální sítě. Jeho použití je velmi jednoduché:
- ve webovém rozhraní zadáte téma příspěvku,
- vyberete osobu z vaší firmy, jejímž tónem a stylem bude příspěvek napsán,
- vyberete sociální síť, pro kterou chcete příspěvek napsat,
- a potvrdíte.
Pak už si jen počkáte, až se vám přímo v rozhraní vygeneruje příspěvek jako k nerozeznání od textu, který by napsal váš CEO, ředitel marketingu nebo třeba vy sami. A co je na tom nejlepší? Celé vám to zabere maximálně pár minut času i s napsáním zadání a poladěním výstupu. A pokud byste to s automatizací mysleli opravdu vážně, není problém digitálního zaměstnance rozšířit o automatické zveřejnění na vybrané sociální sítě.
Stručně a výstižně
Nyní bez zbytečné omáčky. Proč byste měli o digitálních zaměstnancích vůbec přemýšlet? Určitě vás potěší následující 4 důvody:
- Úspora času a energie: činnosti, které jinak trvají celé hodiny, zvládne digitální zaměstnanec v řádu minut. HR tým tím získá více času na prioritní úkoly.
- Konzistence a bezchybnost: každý e-mail, dokument či datový výstup je vždy ve správném formátu, tónu i termínu, a to bez rizika překlepů nebo pozdního dodání.
- Vyšší přívětivost vůči zaměstnancům: s digitálními zaměstnanci můžete vůči svým lidem komunikovat rychle, personalizovaně a s pomocí profesionálně připravených materiálů.
- Škálovatelnost: ať už rostete organicky či plánujete rychlý nábor desítek lidí, digitální zaměstnanec s vámi vždy zvládne držet krok.
Chcete i vy digitálního kolegu do HR?
Máte se tedy coby HR specialisté bát, že vás umělá inteligence nahradí? Nikoliv, něco takového se ještě velmi dlouho nestane. Už dnes ale platí, že virtuální kolega vám ušetří velké množství času i práce, a uvolní vám ruce pro skutečně důležité a zábavné úkoly – třeba právě ty 1:1 schůzky s kolegy. Ve výsledku tak pookřejete nejen vy, ale také vaši kolegové napříč firmou.
A mimochodem – pokud vás myšlenka digitálních zaměstnanců zaujala a chcete vědět více, určitě se na nás obraťte. Rádi s vámi probereme, jak mohou digitální zaměstnanci zefektivnit vaše HR oddělení, a jak vám s tímto úkolem pomůže Seyfor.
