Příliš mnoho tabulek, málo přehledu, a ještě méně času. Firma PRIMACLIMA se dostala do bodu, kdy evidence zakázek v Excelu přestala stačit. Co jim pomohlo? Přechod na informační systém Money ERP, který jim sedl na míru.
Když firma přeroste informační systém
Společnost PRIMACLIMA, která zajišťuje prodej, montáž a servis chladicích zařízení pro kamiony a dodávky, začala růst rychleji, než zvládal její původní informační systém. Klíčové procesy jako:
- řízení zakázek,
- evidence vozidel
- nebo přehled o výkonnosti mechaniků
se vedly odděleně – hlavně v Excelu, což se ukázalo jako neudržitelné.
„Dříve jsme měli na všechno excelové tabulky. Desítky souborů, ve kterých bylo složité se vyznat,“ popisuje Martina Kapustová, COO společnosti PRIMACLIMA. „Některé věci jsme hledali i hodinu. Dnes je máme na tři kliknutí.“
Taky zvažujete, kdy je ten správný čas přejít na ERP systém?
Hledání systému, který roste s firmou
Když si v PRIMACLIMA začali mapovat, co by měl nový systém umět, bylo jasné, že potřebují víc než jen digitalizaci procesů. Potřebovali nástroj, který:
- sjednotí data o zakázkách, servisu i výkonu týmu,
- umožní pracovat s více firmami v jedné agendě,
- má intuitivní rozhraní,
- a dá se flexibilně upravit podle jejich způsobu práce.
Po zvážení několika dodavatelů si vybrali podnikový informační systém Money ERP, který tyto požadavky splnil – a spolu s týmem konzultantů ho během tří měsíců nasadili do ostrého provozu. Ať už šlo o obchod, servis, nebo ekonomické oddělení, každý tým měl v procesu zavádění svou roli.
„Byla to moje první implementace a překvapilo mě, jak profesionálně bylo všechno ze strany Money ERP připravené. Konzultanti se účastnili našich meetingů, aby pochopili, co přesně ve firmě děláme. Pro každé oddělení určili styčné osoby a přesně vysvětlili, co od nich potřebují,“ vzpomíná Martina Kapustová.
Zajímá vás, jak vypadá implementace ERP systému v praxi?
Evidence zakázek? Konečně v jednom systému
Jedním z největších přínosů nového ERP řešení byla přehledná a propojená evidence zakázek a navázaných servisních vozidel. Každá zakázka má:
- svou historii,
- aktuální stav,
- nákladovost
- i dokumentaci.
A každé vozidlo má svou digitální „kartu“ – s informacemi o zákazníkovi, montovaných dílech i výsledku servisního zásahu.
„Evidence vozidel je tak jednoduchá a přehledná, že mi stačí rozkliknout v seznamu vůz a hned vidím vše, co jsme na něm řešili, a všechny doklady, které jsou s ním spojené. Dříve jsme na to museli mít desítku samostatných tabulek a najít v nich potřebné informace trvalo dlouho,“ říká Martina Kapustová.
PRIMACLIMA využívá vícero funkcí přizpůsobených na míru. Právě flexibilita dělá z ERP systému řešení vhodné pro malé i velké firmy. Zajímá vás, pro koho je ERP systém vhodný a jak může pomoci právě vaší firmě?
Analýzy, které nezabírají celý den
V PRIMACLIMA si díky novému ERP systému nastavili vlastní analytické dashboardy – sledují například:
- výkonnost techniků,
- prodeje agregátů,
- nebo průběh zahraničních zakázek.
Co dříve zabralo hodiny v Excelu, dnes vyřeší díky modulu Business Intelligence během několika minut.
„Pravidelně zpracovávám obchodní analýzy, třeba kolik agregátů jsme prodali, kam a na které středisko. Dřív jsem nad tím seděla půl dne, dnes to mám na tři kliknutí,“ říká COO společnosti.
Změna se pozitivně projevila i při zpracování odměn pro techniky. Výkon sledují pravidelně a vše mají přehledně rozdělené podle středisek a měsíců. Dříve dva dny práce – dnes dvě hodiny.
„Kolegyňky z ekonomického oddělení si vyfiltrují měsíc a tým, hned vidí, kdo kolik odpracoval, rychle zkontrolují a mají hotovo,“ uzavírá Martina Kapustová.
Systém, který se přizpůsobí firmě – a ne naopak
Přechod na ERP systém pro PRIMACLIMA neznamenal jen nový software. Znamenal především nový způsob práce, který šetří čas, snižuje chybovost a dává manažerům i týmům přesná data pro rozhodování.
Zaujalo vás, co všechno dokáže systém Money ERP? Stáhněte si zdarma e-book Vše o Money ERP – najdete v něm možnosti využití, příklady z praxe i tipy na výběr vhodného řešení.
