Príliš veľa tabuliek, málo prehľadu a ešte menej času. Firma PRIMACLIMA sa dostala do bodu, keď evidencia zákaziek v Exceli prestala stačiť. Čo im pomohlo? Prechod na informačný systém Money ERP, ktorý im sadol na mieru.
Keď firma prerastie informačný systém
Spoločnosť PRIMACLIMA, ktorá zabezpečuje predaj, montáž a servis chladiacich zariadení pre kamióny a dodávky, začala rásť rýchlejšie, než zvládal jej pôvodný informačný systém. Kľúčové procesy ako:
- riadenie zákaziek,
- evidencia vozidiel
- alebo prehľad o výkonnosti mechanikov
sa viedli oddelene – hlavne v Exceli, čo sa ukázalo ako neudržateľné.
„Predtým sme mali na všetko excelové tabuľky. Desiatky súborov, v ktorých bolo ťažké sa vyznať,“ opisuje Martina Kapustová, COO spoločnosti PRIMACLIMA. „Niektoré veci sme hľadali aj hodinu. Dnes ich máme na tri kliknutia.“
Tiež zvažujete, kedy je ten správny čas prejsť na ERP systém?
Hľadanie systému, ktorý rastie s firmou
Keď si v PRIMACLIMA začali mapovať, čo by mal nový systém vedieť, bolo jasné, že potrebujú viac než len digitalizáciu procesov. Potrebovali nástroj, ktorý:
- zjednotí dáta o zákazkách, servise aj výkone tímu,
- umožní pracovať s viacerými firmami v jednej agende,
- má intuitívne rozhranie,
- a dá sa flexibilne upraviť podľa ich spôsobu práce.
Po zvážení viacerých dodávateľov si vybrali podnikový informačný systém Money ERP, ktorý tieto požiadavky splnil - a spolu s tímom konzultantov ho počas troch mesiacov nasadili do ostrej prevádzky. Či už išlo o obchod, servis alebo ekonomické oddelenie, každý tím mal v procese zavádzania svoju úlohu.
„Bola to moja prvá implementácia a prekvapilo ma, ako profesionálne bolo všetko zo strany Money ERP pripravené. Konzultanti sa zúčastňovali našich meetingov, aby pochopili, čo presne vo firme robíme. Pre každé oddelenie určili styčné osoby a presne vysvetlili, čo od nich potrebujú,“ spomína Martina Kapustová.
Zaujíma vás, ako vyzerá implementácia ERP systému v praxi?
Evidencia zákaziek? Konečne v jednom systéme
Jedným z najväčších prínosov nového ERP riešenia bola prehľadná a prepojená evidencia zákaziek a naviazaných servisovaných vozidiel. Každá zákazka má:
- svoju históriu,
- aktuálny stav,
- nákladovosť
- aj dokumentáciu.
A každé vozidlo má svoju digitálnu „kartu“ – s informáciami o zákazníkovi, montovaných dieloch aj výsledku servisného zásahu.
„Evidencia vozidiel je taká jednoduchá a prehľadná, že mi stačí rozkliknúť v zozname vozidlo a hneď vidím všetko, čo sme na ňom riešili, a všetky doklady, ktoré sú s ním spojené. Predtým sme na to museli mať desiatku samostatných tabuliek a nájsť v nich potrebné informácie trvalo dlho,“ hovorí Martina Kapustová.
PRIMACLIMA využíva viaceré funkcie prispôsobené na mieru. Práve flexibilita robí z ERP systému riešenie vhodné pre malé aj veľké firmy. Zaujíma vás, pre koho je ERP systém vhodný a ako môže pomôcť práve vašej firme?
Analýzy, ktoré nezaberú celý deň
V PRIMACLIMA si vďaka novému ERP systému nastavili vlastné analytické dashboardy - sledujú napríklad:
- výkonnosť technikov,
- predaje agregátov,
- alebo priebeh zahraničných zákaziek.
To, čo predtým zabralo hodiny v Exceli, dnes vyriešia vďaka modulu Business Intelligence za niekoľko minút.
„Pravidelne spracovávam obchodné analýzy, napríklad koľko agregátov sme predali, kam a na ktoré stredisko. Predtým som nad tým sedela pol dňa, dnes to mám na tri kliknutia,“ hovorí COO spoločnosti.
Zmena sa pozitívne prejavila aj pri spracovaní odmien pre technikov. Výkon sledujú pravidelne a všetko majú prehľadne rozdelené podľa stredísk a mesiacov. Odmeny? Predtým dva dni práce – dnes dve hodiny.
„Kolegyne z ekonomického oddelenia si vyfiltrujú mesiac a tím, hneď vidia, kto koľko odpracoval, rýchlo to skontrolujú a majú hotovo,“ uzatvára Martina Kapustová.
Systém, ktorý sa prispôsobí firme – a nie naopak
Prechod na ERP systém pre PRIMACLIMA neznamenal len nový softvér. Znamenal predovšetkým nový spôsob práce, ktorý šetrí čas, znižuje chybovosť a dáva manažérom aj tímom presné dáta pre rozhodovanie.
Zaujalo vás, čo všetko dokáže systém Money ERP? Stiahnite si zdarma e-book Všetko o Money ERP - nájdete v ňom možnosti využitia, príklady z praxe aj tipy na výber vhodného riešenia.
