Dnešní svět je plný informací v neustálém pohybu. Pro efektivitu a štěstí je důležité mít k dispozici strategie a nástroje, které umožní informace sledovat a organizovat. Jedním z prvotřídních nástrojů pomáhajícím v tomto úkolu je Microsoft Lists. Tato aplikace je součástí Microsoft 365 a je mnohem víc než pouhým seznamem úkolů.
Microsoft Lists – popis aplikace ve zkratce
Jedná se o nástroj, který umožňuje uživatelům vytvářet a spravovat různé typy seznamů. Běží v cloudu a v ekosystému Microsoft a je dostupný na několika místech – po přihlášení ve webovém prohlížeči, v samostatné mobilní aplikaci, ale také v Teams a SharePointu.
Práce na nejrůznějších úkolech a projektech je každodenní rutina moderního života. Právě k její organizaci je Lists stvořený. Kromě toho dovoluje sledovat nejrůznější inventáře, kontakty a mnohé další, a tak vnášet řád do podnětů pracovních i osobních. Jeho podstata je velmi jednoduchá, ale funkční – funguje na principu skutečných seznamů a jejich položek, jež lze upravovat, sledovat jejich stav a provádět s nimi různé akce, třeba je přiřazovat jiným osobám a nechávat si o nich posílat automatická upozornění.
TIP: Microsoft Lists je součástí balíku Microsoft 365 a lze je najít v nabídce aplikací.
Jak se Microsoft Lists používá
Práce s nástrojem je velmi snadná a intuitivní. Uživatelé mohou vytvářet nové seznamy nebo upravovat existující pomocí předdefinovaných šablon. Lze také vytvářet šablony vlastní.
Rozhraní Microsoft Lists a možnosti pro vytváření nových seznamů
Každý seznam se pak skládá z položek, jež se dají organizovat do mnoha kategorií (např. status, priorita nebo datum dokončení). Položka jako taková má různé atributy, kromě názvu samozřejmě také popis či možnost přiřazení dalšího uživatele (k seznamům totiž mohou přistupovat další lidé a mít k nim různá práva) či naplánování termínu.
Microsoft Lists můžete v rámci firmy využít na mnoho způsobů
Všechny podporují lepší fungování a efektivitu. Zde jsou některé z možností:
- Správa projektů: Pro každý projekt mohou uživatelé vytvářet seznamy s položkami a v jejich rámci přiřazovat úkoly a sledovat jejich stav. Všichni členové týmu se snadno zapojí díky sdílení.
- Správa inventáře: Skvělý je také pro vytváření seznamů v podobě soupisů a seznamů majetku a jednoduché hodnocení jejich stavu. Může tak pomoci třeba při správě zásob a plánování nákupů.
- Správa kontaktů: Jedním z vůbec nejzákladnějších seznamů je seznam kontaktů. V této aplikaci můžete přirozeně vytvářet i je a opírat pak o ně komunikaci s partnery a zákazníky.
- Správa úkolů: V rámci firmy můžete řešit nejen komplexní projekty, ale také jednotlivé a drobnější úkoly. Microsoft Lists s nimi umí asistovat, tak aby jejich plnění bylo efektivnější a transparentnější.
- Sledování reklamací: Uživatelé mohou vytvářet seznamy s položkami pro reklamace a sledovat stav i řešení. Ve výsledku pak účinně zlepšují kvalitu produktů a služeb při řešení problémů zákazníků.
Integrace s dalšími produkty jako samozřejmost
Propojení s jinými aplikacemi a nástroji od Microsoft umožňuje propojit a sdílet data mezi nimi a výrazně zjednodušit různé procesy. Níže uvádíme některé z možností integrace:
- Teams: Umožňuje přidávat seznamy a položky do týmových kanálů. Spolupráce je tak zase o trochu dostupnější.
- Planner: Sjednocení těchto dvou aplikací vede k většímu přehledu a snadnější správě jednotlivých tasků.
- Power Apps: Tato integrace poslouží pro vytváření vlastních aplikací a formulářů, které mohou být propojeny s daty v seznamu.
- Excel: Příznivce tabulek potěší možnost exportovat data ze seznamu do Excelu a pracovat s nimi dále.
- SharePoint: Velmi praktická je také funkce sdílení seznamů a položek s ostatními uživateli v rámci organizace právě touto cestou.
TIP: Extra přínosná je kompatibilita s Kalendářem.
Organizace a sledování informací nejen v práci, ale také v osobním životě
Souboj s časem a o naši pozornost hrajeme neustále. Microsoft Lists se hodí téměř kdykoliv a nahradí poznámkové bloky i jiné nahodilé způsoby plánování věcí. Jeho velkou výhodou je, že pomáhá nezapomínat a má široké možnosti využití.
Poslouží jako pokročilý seznam nákupů, do něhož jde přidat třeba ceny, poznámky a další informace. Pomůže vám mít povědomí o tom, co je potřeba pořídit a zároveň mít výdaje pod kontrolou. Seznamy se i v personální rovině hodí pro plánování úkolů, jako je úklid, nejrůznější pravidelný servis a podobně. Nástroj vám ale spolehlivě připomene třeba všechny svátky, výročí a nutnost nákupu odpovídajících dárků.
Chtěli byste být více organizovaní? Pokud jste přihlášení do účtu Microsoft 365, nahlédněte mezi aplikace a pojďte ho hned vyzkoušet! Samozřejmě vám rádi pomůžeme s čímkoliv ohledně licencí a školení Microsoft 365, stačí nás jen kontaktovat.