Setkávání osobně i online ve formě webinářů je neodmyslitelnou součástí marketingové strategie Seyforu. Nikola Kopečková, naše expertka na event management a e-mailing, přiblížila, jak jí pomáhají v práci automatizační nástroje, jaké pozoruje aktuální trendy ve světě eventů a jak čelí největším výzvám svého řemesla.
Nikolo, jakými proměnami prošla práce event managera za posledních několik let?
Revoluce v event managementu nastala během doby covidu. Rychlosti, jakou stoupala důležitost i oblíbenost webinářů, by se za normálních podmínek dosahovalo jen těžko. I když sama věřím, že není nad osobní setkávání, webináře přinesly opravdu obrovskou příležitost a dodnes v našem odvětví dominují. Já osobně teď považuji za novou výzvu najít ten správný balanc mezi webináři a osobním setkáváním.
Další revolucí jsou automatizační nástroje. Dnes, přiznávám, po z mé strany původně lehce skeptickém rozhodnutí testovat Microsoft Dynamics 365 Marketing, už plánujeme procesy úplně jinak. Díky tomu, čím jsme si během testování prošli a kolik jsme se toho naučili, jsme dnes schopni šetřit čas a plánovat více akcí a ve větší kvalitě.
Jak jsou dnes nastavena očekávání účastníků?
Věřím, že i oni očekávají ve svém pracovním životě rovnováhu mezi online a offline setkáváním. Je důležité se zamyslet, kdy účastník více ocení zážitek z osobní návštěvy a kdy naopak radši ušetří čas a finance za cestu nebo využije záznamu z webináře. V jednom se ale tyto dvě formy neliší. V obou případech totiž díky rychlé digitalizaci rostou nároky na pohodlí návštěvníka. Ten se zaregistruje a už očekává, že všechny informace dostane včas a jednoduše naservírovány. Naštěstí díky automatickým rozesílkám pozvánek, informativních e-mailů, dotazníků, ale třeba i vstupenek v podobě QR kódu, jsme schopni tento standard držet vysoko bez jakýchkoliv problémů způsobených lidskou chybou.
Co jsou pro tebe osobně stále ty největší výzvy?
Mluvíme-li o automatizaci, tak ta pro mě byla výzva s opravdu velkým V. Učit se s novým nástrojem, pětkrát udělat chybu, aby se to konečně pošesté podařilo, bylo zkouškou mé trpělivosti. Ale posouvat se dál holt někdy bolí.
V obecné rovině největší nervozitu cítím vždy u velkých akcí a jejich time managementu, kdy musí být vše dokonale sladěné. Když se podívám na svou práci s nadhledem, považuji ale za mnohem častější kámen úrazu otázku, jestli byla akce obsahově přínosná a zda se jí zúčastnil dostatek lidí, aby se event vůbec vyplatil a zároveň formoval pro nás tak cennou komunitu.
Jak se s těmito výzvami vypořádáváš?
Díky tomu, že jsme napříč celým marketingovým týmem implementovali Microsoft Dynamics 365 Marketing, jsem schopná velmi jednoduše sbírat data, která mi dávají neúprosnou zpětnou vazbu. A to je dobře. Statistiky návštěvnosti, sledovanosti, ale i interakce jsou jasnými indikátory úspěchu. Díky automatizaci je dnes extrémně jednoduché rozeslat dotazníky s prosbou o zpětnou vazbu. Dotazníky využíváme také k tomu, abychom zjistili, co na akci má zaznít, tedy jaká témata jsou pro účastníky zrovna nejpalčivější.
Seyfor za poslední roky hodně vyrostl, jak s růstem eventů pomohla automatizace?
Microsoft Dynamics 365 Marketing má obrovskou výhodu v tom, že nemá žádné kapacitní limity. Je to opravdu vysloveně multifunkční nástroj připravený škálovat. Je zároveň velmi přehledný a umožňuje nám mít veškerou agendu na jednom místě. A to od pozvánky, přes rezervaci hotelu až po zpětnou vazbu.
Když jsme u zpětné vazby, co je pro tebe největší odměna po úspěšné akci?
Když účastník odchází nebo vypíná obrazovku s dobrým pocitem. Ale také fakt, že jsme díky eventům schopni vytvářet komunitu a budovat důvěru v naši značku. Třeba i tím, že jsme připravení slyšet jakoukoli zpětnou vazbu a z ní se poučit. Právě na eventech se klienti často nejvíce otevřou ke sdílení jejich trablů, ale i know how a pozitivního feedbacku.
