MENU
Zavřít
Nastavte pro dokumenty ve vaší společnosti jasně dané a automatizované procesy, a ušetřete tak uživatelům čas i práci při jejich zpracování.
S naším řešením můžete pro různé dokumenty používat stejný způsob zpracování nebo schvalování. Uživatelé díky tomu dokumenty čtou, zpracovávají či schvalují v dobře známém a přehledném prostředí. Dokumenty lze umisťovat na různá úložiště, které je možné přizpůsobit organizační struktuře společnosti, jednotlivých týmů nebo projektů. K dispozici je výběr standardních funkcí jako nastavení oprávnění, správa metadat, verzování nebo fulltextové vyhledávání.
Automatizací správy dokumentů lze pokrýt celý životní cyklus dokumentů, od pořízení přes zpracování a schvalování až po evidenci, archivaci a skartaci. Na začátku jsou papírové soubory vytěženy a digitalizovány, po čemž jsou označeny metadaty, zpracovány a distribuovány do příslušných úložišť. Každé úložiště lze vybavit vlastními automatickými procesy a chováním.
Pro tvorbu a úpravy dokumentů naše řešení využívá nástrojů platformy Microsoft 365. Díky tomu může na dokumentech pracovat více osob současně, revidovat je a komentovat jejich obsah. Úložiště přitom soubory automaticky verzuje. Neaktivní uživatelé jsou v případě zmínky v komentářích automaticky notifikováni a mohou reagovat přímo z notifikačního e-mailu.
Samozřejmou součástí DMS jsou nástroje pro maximální zabezpečení dokumentů a efektivní řízení oprávnění k přístupu. Ty lze v případě potřeby rozšířit o dodatečné funkce, které znemožní tisk, přeposílání či kopírování dokumentů na externí média. Pro ty nejcitlivější soubory je pak určena ruční nebo automatická klasifikace dokumentů posouvající bezpečnost informací na ještě vyšší úroveň.
Uživatelé mohou těžit z výhod integrace DMS s dalšími nástroji platformy Microsoft Office 365 jako např. SharePoint, Teams či intranetem.
Pro automatizaci procesů je využito low-code řešení Microsoft Power Platform nabízející snadné nastavení a řadu předpřipravených funkcí.
DMS platformu lze integrovat s mnoha druhy ERP systémů; máme za sebou integrace do jako příklad SAP, Salesforce, Helios a dalších řešení.
Funkce jako verzování, metadata nebo sdílení jsou snadno a rychle dostupné přímo v desktopových aplikacích MS Office (Word, Excel aj.).
„Byl to běh na delší trať, ale výsledek se dostavil. Nový intranet a na něm provozované aplikace výrazně zlepšili práci našich uživatelů, a to díky rychlejší odezvě, flexibilitě či ergonomii. Celé řešení tak bylo přijaté s kladnou odezvou a spokojeností uživatelů a na tom záleží.“
K převodu papírových dokumentů do elektronické podoby nabízíme profesionální nástroje zajišťující pokročilou digitalizaci nejrůznějších dokumentů (zejména faktur). Řešení využívá databázi často používaných dokumentů v ČR i SR a zároveň je schopno se učit i nové typy souborů. Méně nároční zákazníci mohou využít možnosti integrovat pouze nástroje pro digitalizaci a automatické ukládání ze skenovacích zařízení. Na přání klientovi dodáme i potřebný hardware.
V rámci šíření dokumentů napříč organizací jsou příchozí dokumenty označeny pracovníky recepce nebo podatelny podle typu a místa určení. Následně jsou soubory automaticky uloženy do příslušných úložišť pro evidenci nebo další zpracování (schvalování, vyřízení apod.). Dokumenty lze přijímat z různých zdrojů, jako jsou např. vytěžování, datová schránka, e-mail či jiné integrované systémy.
V cílových úložištích jsou dokumenty evidovány na základě metadat, případně zpracovávány dalšími procesy (zpracování faktur, spuštění reklamačního procesu, přidělení zákaznických požadavků obchodníkům aj.). Procesy jsou přizpůsobeny potřebám konkrétního podniku a realizovány za využití low-code platforem pro rychlý a efektivní vývoj. Low-code přístup rovněž zajišťuje nezávislost na vývojovém kódu, což umožňuje jednoduché úpravy či doplnění procesu během provozu.
Použitá platforma disponuje i nástroji pro kategorizaci dokumentů z hlediska bezpečnosti a správy životního cyklu. U kategorizovaných dokumentů systém zajišťuje splnění legislativních požadavků (typicky uchovávání dokumentů po předepsanou dobu). Po vypršení platnosti jsou soubory následně elektronicky skartovány nebo označeny pro provedení ruční skartace.
Vývoji a implementaci nástrojů pro správu dokumentů se věnujeme již od roku 2003 a disponujeme stabilním týmem odborníků s mnoha lety zkušeností. Za tu dobu jsme si získali důvěru mnoha zákazníků v tuzemsku i zahraničí.
V rámci realizovaných projektů jsme systémy DMS integrovali s mnoha ERP systémy z vlastního portfolia i se systémy dalších značek. V rámci našeho portfolia disponujeme i specialisty na nastavení ERP systémů vlastní produkce, produkce společností Microsoft a Infor. Dlouhodobě spolupracujeme s implementačními partnery SAP.
Se zákazníky spolupracujeme dlouhodobě. Proto jsme u mnoha z nich prošli i projekty upgrade a rozšíření DMS. V těchto projektech i projektech přechodu z jiných systémů jsme získali zkušenosti i s migrací dokumentů včetně metadat.
Seyfor je jednou z největších IT firem ve střední Evropě. Vznikli jsme spojením desítek společností a každá z nich přispěla celku vlastním know-how a zkušenostmi. S klienty navazujeme partnerství trvající celé dekády.
Zabýváme se vývojem ERP a účetních systémů, IT infrastrukturou, datovou analytikou, tvorbou zakázkového softwaru a řadou dalších oborů. Vždy se na nás proto můžete obrátit i v případě potřeby dalšího rozvoje v oblasti IT.
V Česku a Slovensku zaměstnáváme více než 1600 lidí, se kterými se můžete potkat v řadě poboček napříč oběma zeměmi. Díky tomu máte jistotu, že jsme vám nablízku a vždy máme kapacitu vám pomoci.
Jaroslav Kunc
Director, Business Apps & Analytics
jaroslav.kunc@seyfor.com
+420 603 196 128
Seyfor, a. s.
Klíšská 1810/31
400 01 Ústí nad Labem
Česká republika
IČO 01572377
DIČ CZ01572377