V souvislosti se zpracováním osobních údajů vám ve znění čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) poskytujeme následující informace o tom, jakým způsobem zpracováváme osobní údaje v naší společnosti Seyfor, a. s.
Obsah tohoto dokumentu jsme pro vaši lepší orientaci rozdělili do následujících částí:
- Náš závazek ochrany osobních údajů
- Údaje o správci osobních údajů
- Účely a právní základy zpracování osobních údajů
- Oprávněné zájmy, které zpracovatel sleduje
- Zpracovatelé osobních údajů a poskytování osobních údajů
- Bezpečnost zpracování osobních údajů
- Přenos osobních údajů mimo EU
- Doba zpracování osobních údajů
- Práva subjektu údajů
- Úpravy a změny
- Kontakty
Náš závazek ochrany osobních údajů
Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Naším cílem a záměrem je poskytovat služby takovým způsobem, aby za každých okolností byly dodržovány základní zásady a principy ochrany soukromí a zejména ochrany osobních údajů. Naší hlavní zásadou je získávat a uchovávat osobní údaje v nevyhnutelném rozsahu po nezbytně dlouhou dobu.
Při zpracování osobních údajů se řídíme zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR), a také dalšími právními předpisy, které se vztahují na zpracování osobních údajů a ochranu soukromí.
Údaje o správci osobních údajů
Správcem, který určil účel a prostředky zpracování osobních údajů je společnost Seyfor, a. s., IČO: 01572377, se sídlem Drobného 555/49, 602 00 Brno, zapsána v obchodním rejstříku Krajského soudu v Brně oddíl B, vložka 70172.
Společnost Seyfor, a. s. je (na základě článku 37 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)) společně s akciovou společností Seyfor Slovensko, IČO: 36 237 338, sídlo Plynárenská 7/C, 831 02 Bratislava, zapsanou v obchodním rejstříku okresního soudu Bratislava I. oddíl SA, vložka 2969/B, součástí skupiny podniků, které jsou propojeny. V rámci této skupiny podniků dochází k přenosu dat pro administrativní účely včetně zpracování osobních údajů klientů nebo zaměstnanců. Toto zpracování je založeno na oprávněném zájmu (podle článku 48 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)).
Bez ohledu na to, zda Seyfor zpracovává vaše osobní údaje samostatně, nebo jako společný správce, můžete uplatnit svá práva u kteréhokoliv podniku skupiny.
Pokud máte jakékoliv dotazy týkající se ochrany vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat písemně na adrese sídla společnosti nebo e-mailem na gdpr@seyfor.com.
Účely a právní základy zpracování osobních údajů
Osobní údaje, které o vás jako o zaměstnancích (subjektech údajů) zpracováváme, získáváme přímo od vás (jde například o údaje, které nám o sobě poskytnete) nebo vznikají během pracovní činnosti (například údaje zaznamenané v informačních systémech, záznamy elektronické komunikace, log apod.). Všechny vaše osobní údaje zpracováváme v souladu se zákonem pro následující účely:
V souvislosti s vedením mzdové a personální agendy:
|
Účel |
Právní základ |
|
Výběr uchazeče o zaměstnání na volné pracovní pozici |
Plnění smlouvy nebo úkonů, které předchází uzavření smlouvy podle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR |
|
Vyhledávání vhodných kandidátů na volné pracovní pozice |
Oprávněný zájem, který správce sleduje podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
|
Evidence uchazečů o zaměstnání pro budoucí volné pracovní pozice |
Na základě souhlasu subjektu údajů. |
V souvislosti s ostatními činnostmi:
|
Účel |
Právní základ |
|
Vyřízení žádosti subjektu údajů v souvislosti s ochranou osobních údajů |
Plnění zákonné povinnosti podle podle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
|
Evidence pošty a archiv (kontaktní údaje uvedené v poště a archivních záznamech) |
Zákonná povinnost správce podle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR |
|
Prokazování, obhajování a uplatňování právních nároků |
Oprávněný zájem, který správce sleduje podle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR |
Oprávněné zájmy, které zpracovatel sleduje
V souvislosti s oprávněnými zájmy, které sledujeme jako váš zaměstnavatel, zpracováváme vaše údaje bez vašeho souhlasu pouze v nezbytném množství tak, abychom dosáhli stanovených cílů. Pro vysvětlení uvádíme:
|
Oprávněný zájem |
Doplňující informace |
|
Vyhledávání vhodných kandidátů na volné pracovní pozice |
Ve snaze najít vhodného kandidáta na pracovní pozice aktivně vyhledáváme zkušené profesionály prostřednictvím veřejně dostupných informací, pracovních portálů nebo sociálních sítí. Na základě našeho oprávněného zájmu poté kandidáta do 30 dní kontaktujeme a dále zpracováváme jeho údaje na základě uděleného souhlasu. V opačném případě údaje likvidujeme a dále je nezpracováváme. |
|
Prokazování, obhajování a uplatňování našich právních nároků |
V případě řešení sporů, vyjednávání o smluvních vztazích, při vymáhání pohledávek nebo oznamování skutečnosti orgánům veřejné moci a obdobných činnostech zpracováváme osobní údaje, které jsou nezbytné pro prokazování, obhajování a uplatňování našich právních nároků. |
Zpracovatelé osobních údajů a poskytování osobních údajů
Při zpracování vašich osobních údajů může docházet k situacím, že vaše osobní údaje poskytneme třetí straně (jinému správci), anebo našim smluvním partnerům (zpracovatelům), kteří nám se zpracováním osobních údajů pomáhají.
Našimi zpracovateli, kteří zpracovávají osobní údaje podle našich pokynů a za dodržení bezpečných opatření jsou:
- Poskytovatelé hostingu aplikací a cloudových služeb
- Poskytovatelé komunikačních nástrojů
- Marketingové agentury v oblasti online reklamy a komunikace prostřednictvím sociálních sítí
- Společnosti pro realizaci průzkumů spokojenosti
Vaše osobní údaje poskytujeme následujícím kategoriím zpracovatelů:
- Orgány veřejné moci v případě, že to vyžaduje legislativa
- Advokáti,právníci nebo společnosti poskytující služby v oblasti ochrany osobních údajů
- Auditorské společnosti, daňoví poradci
- Pošta a kurýrní služby
Bezpečnost zpracování osobních údajů
V souladu s požadavky platné legislativy zajišťujeme všechna potřebná, bezpečnostní, technická a organizační opatření tak, abychom vaše osobní údaje chránili. Elektronické údaje jsou uchovávány v chráněných databázích na serveru, který je v našem vlastnictví nebo je vyhrazený pouze pro nás. Vaše osobní údaje chráníme před poškozením, zničením, ztrátou a zneužitím. Všechny osoby, které přichází do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto údajů.
Přenos osobních údajů mimo EU
Zpracování osobních údajů realizujeme prostřednictvím informačních a komunikačních systémů tak, aby osobní údaje nebyly přenášeny do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EU, Island, Norsko, Lichtenštejnsko). Naše systémy a aplikace jsou většinou provozované na území ČR a SR nebo v datových centrech na území EU u ověřených poskytovatelů (např. Microsoft).
Avšak v případě naší komunikace prostřednictvím sociálních sítí (např. Facebook, LinkedIn, Google, Youtube) využíváme služby globálních dodavatelů, jejichž sídlo se může nacházet mimo EU na území třetích zemí např. USA, které nezajišťují přiměřenou úroveň ochrany.
Přenos osobních údajů mimo EU nebo mimo Evropský hospodářský prostor se uskutečňuje jen v rámci dodržování ochrany osobních údajů ve smyslu požadavků GDPR na základě standardních smluvních doložek schválených Komisí.
Níže uvádíme odkazy na standardní smluvní doložky, které se týkají přenosu údajů do USA:
|
Zpracovatel |
Informace o ochraně soukromí |
Přiměřené záruky ve smyslu článku 46 GDPR |
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
Microsoft |
Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení stanoveného účelu. Po uplynutí této doby osobní údaje likvidujeme, a to tak, že listinné údaje a datové nosiče skartujeme, údaje v elektronické podobě anonymizujeme anebo vymažeme takovým způsobem, který znemožňuje jejich zneužití.
Doba zpracování a lhůty pro likvidaci osobních údajů jsou určené naším spisovým plánem a jsou následující:
|
Činnosti zpracování |
Doba |
|
Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s vyhledáváním zaměstnanců |
Osobní údaje uchazečů o zaměstnání (žádosti, životopisy, motivační dopisy apod.) zpracováváme po dobu výběrového řízení a následující 3 měsíce po jeho ukončení. V případě, že uchazeč souhlasí s evidencí osobních údajů pro účely budoucího výběrového řízení, zpracováváme údaje nejdéle 12 měsíců od udělení souhlasu. |
|
Prokazování, obhajování a uplatňování právních nároků |
Osobní údaje zpracováváme pouze v odůvodněných případech po dobu trvání soudního sporu, mimosoudního vyrovnání, ale nejdéle však do zániku nároků. |
|
Vyřízení žádostí subjektu údajů v souvislosti s ochranou osobních údajů |
Osobní údaje související s vyřizováním žádostí zpracováváme po dobu 5 let. |
|
Evidence pošty a registrace (údaje uvedené v korespondenci a registračních záznamech) |
Osobní údaje týkající se doručování pošty, písemností nebo elektronické komunikace zpracováváme po dobu 5 let. |
Práva subjektu údajů
Při zpracování osobních údajů jsme připraveni zajistit výkon vašich práv:
- Máte právo na přístup k vašim osobním údajům stejně jako právo znát účel a dobu zpracování i případné příjemce vašich osobních údajů.
- Máte právo na opravu, pokud jsou vaše údaje nesprávné nebo se změnily, kontaktujte nás, opravíme je.
- Máte právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou nesprávné nebo nezákonně zpracované.
- V případě, že jsou vaše osobní údaje zpracovány na základě souhlasu, máte právo kdykoli svůj souhlas odvolat, bez toho, aby to mělo vliv na zákonnost zpracování založeném na souhlase uděleném před jeho odvoláním.
- Máte právo na omezení zpracování osobních údajů. Pokud si to přejete, budeme údaje zpracovávat pouze pro nejnutnější zákonem stanovené důvody nebo vůbec.
- Máte právo namítat proti automatizovanému individuálnímu rozhodnutí, pokud takové zpracování probíhá a vy zjistíte nebo si myslíte, že toto zpracování je nezákonné nebo v rozporu s vašimi právy.
- Máte právo na přenos údajů, pokud si přejete údaje přenést k jinému správci, poskytneme vám je v náležitém formátu, v případě, že tomu nebudou bránit technické nebo zákonné překážky.
- Rovněž máte právo podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky, se sídlem Pplk. Socha 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, IČO: 70837627, tel. č.: +420 234 665 800, https://www.uoou.cz/vismo/
Vaše práva můžete uplatnit písemně na adrese sídla společnosti, poštou případně e-mailem.
Na vaši žádost odpovíme bezplatně ve lhůtě 30 dní. V případě náročnosti nebo velkého počtu žádostí jsme oprávnění tuto lhůtu prodloužit o dalších 60 dní. Pokud k tomu dojde, budeme vás o této skutečnosti informovat.
Úpravy a změny
Ochrana osobních údajů není jednorázovou záležitostí. Informace obsažené v tomto dokumentu se mohou změnit nebo můžou přestat být aktuální. Proto si vyhrazujeme právo kdykoli tyto informace změnit či upravit. Případnou změnu vám oznámíme prostřednictvím těchto stránek nebo e-mailem.
Kontakty
Seyfor, a. s.
Drobného 555/49, 602 00 Brno
https://www.seyfor.com/, e-mail: info@seyfor.com
Tel: +420 511 182 400