MENU
Zavřít
Zpřehledněte a automatizujte práci s důležitými dokumenty pomocí cloudové aplikace Řízená dokumentace - řešení pokrývajícího kompletní správu řídicí dokumentace.
V rámci jedné aplikace naleznete nástroje a funkce pokrývající hlavní procesy řízení dokumentů a správy směrnic. Skrze jedno rozhraní tak lze dokumenty vytvářet, revidovat i schvalovat. Samozřejmostí jsou i nástroje pro archivaci a distribuci dokumentů mezi uživatele dle rozdělovníků plynoucích z organizační struktury.
Aplikace vyhodnocuje změny v dokumentaci, o kterých následně automaticky a individuálně informuje uživatele dle rozdělovníku dané organizace. Své seznámení se s dokumentem a jeho změnami pak uživatelé potvrzují prostřednictvím e-mailových, webových či mobilních rozhraní.
V rámci aplikace je automaticky prováděna řada aktivit spojených s řízenou dokumentací. Jde zejména o verzování dokumentů, automatické výzvy k revizím, zahájení schvalování dokumentu schvalovateli, nebo upozornění na nutnost seznámit se s novou verzí dokumentu.
Osoby zodpovědné za správu dokumentace mají k dispozici řadu monitorovacích a reportingových nástrojů. Mezi ně patří například seznam aktivních či archivovaných dokumentů, přehled o revizích a schvalování či stavové rozhraní pro monitoring potvrzení seznámení se s obsahem dokumentu.
Dokumenty lze prohlížet v několika režimech zobrazení. Pro jejich rychlé vyhledávání pak slouží filtry vlastností a fulltextový vyhledávač.
Konfigurace aplikace je propojena s nastavením platformy Microsoft 365 a zachovává široké možnosti přizpůsobení na míru danému podniku.
Řešení využívá standardní a uživatelům dobře známé vlastnosti prostředí Microsoft 365 včetně kontextových nabídek a grafické podoby.
Cloudová verze aplikace je integrována do prostřední Microsoft 365. K dispozici je ale i on-premise varianta integrovaná s MS SharePoint.
Dokumenty se vytváří buď pomocí standardního rozhraní SharePoint, případně přímo v aplikaci. Pro urychlení práce jsou dostupné šablony.
Příprava je zahájena zodpovědnou osobou a prováděna jedním či více editory s pomocí nástrojů MS Office pro spolupráci.
Výsledný dokument prochází konfigurovatelným schvalováním určenými uživateli pomocí standardních nástrojů prostředí MS Office.
Dokument je šířen mezi uživatele dle stanoveného rozdělovníku. Seznámení se s obsahem pak uživatelé potvrzují skrze různá rozhraní.
„Nástroje od Seyforu používáme ke správě našich řízených dokumentů již od roku 2012. Společně jsme prošli funkčním rozvojem aplikace i několika upgrady provozní platformy. Díky dobře nastavené komunikaci a profesionalitě realizačních týmů společně zvládáme úspěšnou realizaci malých i velkých projektů.“
Prodiskutujeme vaši představu struktury dokumentace, oprávnění, nastavení rozdělovníků a dalších oblastí řešení. Výstupem je cílový koncept, který se po vzájemném odsouhlasení stane základem pro vlastní implementaci.
Zavádění a konfiguraci produktu provádějí proškolení specialisté Seyforu. V rámci implementace probíhá i zaškolení klíčových uživatelů a správce. Pro běžné uživatele vzhledem k intuitivnosti řešení obvykle postačí jen příručky či instruktážní videa.
U složitějších implementací (typicky správa dokumentů ke kritickým firemním procesům) vyžadujících úpravy na míru máte k dispozici i naše vývojové kapacity. Ty lze využít pro přizpůsobení řešení či rozšíření o funkce pokrývající specifika vašeho podniku.
Po spuštění ostrého provozu řešení poskytuje Seyfor po smluvně určenou dobu speciální technickou podporu zaměřenou na co nejrychlejší zaběhnutí programu do rutinního provozu. Jsme připraveni nabídnout i dlouhodobou SLA smlouvu na podporu.
Vývoji a implementaci nástrojů pro správu řídicích dokumentů se věnujeme již od roku 2003.
Disponujeme stabilním týmem odborníků s mnoha lety zkušeností, které získali během realizace projektů s obdobným zaměřením.
Za tu dobu jsme si získali důvěru tisíců zákazníků v tuzemsku i zahraničí. Opakovaně se vracejí a řeší s námi další procesní oblasti.
Seyfor je jednou z největších IT firem ve střední Evropě. Vznikli jsme spojením desítek společností a každá z nich přispěla celku vlastním know-how a zkušenostmi. S klienty navazujeme partnerství trvající celé dekády.
Zabýváme se vývojem ERP a účetních systémů, IT infrastrukturou, datovou analytikou, tvorbou zakázkového softwaru a řadou dalších oborů. Vždy se na nás proto můžete obrátit i v případě potřeby dalšího rozvoje v oblasti IT.
V Česku a Slovensku zaměstnáváme více než 1600 lidí, se kterými se můžete potkat v řadě poboček napříč oběma zeměmi. Díky tomu máte jistotu, že jsme vám nablízku a vždy máme kapacitu vám pomoci.
Jaroslav Kunc
Director, Business Apps & Analytics
jaroslav.kunc@seyfor.com
+420 603 196 128
Seyfor, a. s.
Klíšská 1810/31
400 01 Ústí nad Labem
Česká republika
IČO 01572377
DIČ CZ01572377