Spolu s rastom a vývojom firiem sa zákonite menia aj ich potreby, s ktorými by mali ich firemné systémy držať krok. Tu prichádza na radu software pre plánovanie podnikových zdrojov, tzv. ERP systém. Čo je to ERP systém a ako ho správne vybrať, sme pre vás zhrnuli v našom e-booku.
Čo je ERP systém?
Skratka ERP znamená plánovanie podnikových zdrojov, ale čo to konkrétne znamená v praxi? Najjednoduchší spôsob, ako prakticky definovať ERP systém, je zamyslieť sa nad všetkými procesmi, ktoré sú potrebné k riadeniu spoločnosti. Sú nimi financie, HR, dodávatelia, služby, zásobovanie a ďalšie. ERP systém všetky tieto podnikové procesy spája v jeden komplexný informačný systém a patričným spôsobom ich automatizuje a optimalizuje, čím výrazne zefektívni fungovanie spoločnosti.
Martin Cígler, CEO Solitey, komentuje podstatu ERP systému nasledovne:
„Kvalitný a dobre implementovaný ERP systém prinesie spoločnosti úsporu financií či ľudských zdrojov, konkurenčnú výhodu, lepší prehľad manažmentu o spoločnosti, proste čokoľvek, čo spoločnosť posunie ďalej v jej rozvoji. Je jedno, aká je veľká, ale je dôležité, čo robí – či sa investície do plnokrvného ERP systému vrátia.“
Chceme ERP systém. Ako postupovať?
Už viete, že ERP systém uľahčuje rozhodovanie vďaka tomu, že poskytuje presné dáta v reálnom čase o každom aspekte podnikania a funguje ako nástroj priebežného zlepšovania procesov, ktoré spoločnosti umožňujú stáť sa efektívnejšou a v konečnom dôsledku teda i ziskovejšou. Čo je však nutné zdôrazniť, je skutočnosť, že ERP systémy sa môžu značne líšiť čo sa týka veľkosti a rozsahu funkcií, a to v závislosti na potrebách rôznych podnikateľských subjektov. Pri výbere každého ERP by ste mali dodržať nasledujúce kroky:
- Pripraviť sa na zmenu: Implementácii ERP systému by mala predchádzať dôkladná úvaha, či ERP systém skutočne potrebujete, čo od neho očakávate, a v čom všetkom vám zefektívni vaše terajšie podnikové procesy. Našťastie existuje celý rad skutočností, ktoré vám prezradia, či ste už vo fáze, kde by bolo vhodné jeho zavedenie. Stretávate so sťažnosťami zo strany zákazníkov, spracovanie dát trvá stále dlhšie, náklady na prevádzku aktuálneho informačného systému prevyšujú prínosy, ktoré by vám mal prinášať? Potom je čas na zmenu.
- Vybrať správny tím: Celý proces od výberu po implementáciu ERP systému bude časovo veľmi náročný. Preto je viac než kedykoľvek dôležité, aby boli pre zmenu motivovaní a nadšení tí, ktorých sa najviac dotkne, teda vaši zamestnanci. Mali by ste zostaviť výberový tím, ktorý sa skladá predovšetkým zo zástupcov jednotlivých oddelení, ktorí majú dostatočné znalosti o procesoch na ich oddeleniach a vedia, aké ciele chcú zmenou dosiahnuť. Celý výberový tím by mala viesť zodpovedná osoba s patričnými právomocami. Tiež je potrebné zvážiť možnosť využiť externého konzultanta.
- Upresniť si požiadavky: Najdôležitejším krokom vo fáze výberu správneho ERP systému je stanovenie si požiadaviek/cieľov, ktoré chcete vďaka novému informačnému systému dosiahnuť. Avšak tieto ciele musia byť reálne a dosiahnuteľné. Pokiaľ si stanovíte ťažko dosiahnuteľné až nereálne ciele, iba ťažko nájdete dodávateľa ERP systému, ktorý vám ich pomôže dosiahnuť. Ciele by mali pokrývať problematiku toho, aké funkcie potrebujete zefektívniť aktuálne, a aké budete potrebovať zefektívniť s rozvojom firmy v priebehu nasledujúcich rokov.
- Vybrať a zakúpiť ERP systém: Správny dodávateľ je kľúčovým prvkom na ceste za úspešnou implementáciou nového informačného systému. Pri výbere ERP systému je preto dôležité pozerať sa po takom dodávateľovi, ktorý má skúsenosti s vaším odborom podnikania a v najlepšom prípade sú jeho zákazníci podobné spoločnosti ako je tá vaša – a to predovšetkým s ohľadom na veľkosť a odbor podnikania. Keď si vyberiete vhodného dodávateľa ERP systému, nezostáva už nič iné, iba si ERP systém zakúpiť. Aj s touto fázou sa viažu určité špecifiká – príprava a podpísanie zmluvy s dodávateľom.
Stále sa neviete rozhodnúť? Máme riešenie
Výber ERP systému je proces, ktorý by ste nemali podceniť. Pokiaľ si chcete zabezpečiť, že v tejto fáze uspejete a ERP systém sa stane na dlhý čas podstatnou a cennou súčasťou vášho podnikania, ponúkame vám praktický a prehľadný súhrn informácií a tipov z praxe, ktoré sme spísali do e-booku.