Prevzatie účtovníctva - dôležité kroky, čomu sa vyhnúť a na čo si dať pozor

Prečo pristúpiť k zmene účtovníka?

V mnohých prípadoch dochádza k zmene, až keď je neskoro. Napríklad pri hrubých chybách, zanedbaní povinností, keď daňová kontrola odhalí hrubé nedostatky vo vedení účtovníctva alebo keď príde finančný postih za nesplnenú povinnosť. Avšak skúsený podnikateľ by mal vedieť predvídať a predchádzať podobným nedostatkom. Je dôležité všímať si prvé signály, ktoré napovedajú o tom, že niečo nie je v poriadku. Tu je niekoľko z nich: 

• komunikácia – prvým signálom býva nedostatočná komunikácia. Ak s účtovníkom nie je dobrá komunikácia, nereaguje včas na vaše požiadavky, resp. všetko robí na poslednú chvíľu, skôr či neskôr sa chyba dostaví, a to môže mať negatívny vplyv na spoločnosť;
• neochota – mnoho podnikateľov sa stretáva s tým, že požadujú od účtovníka zapracovanie zmien do výkazov, no ten nie je ochotný výkaz prerobiť, pretože by to pre neho znamenalo prácu navyše. Namiesto pomoci sa dočkajú množstva výhovoriek, prečo ponechať pôvodnú verziu. Ak sa takéto situácie stávajú častejšie, mal by to byť varovný signál na prehodnotenie spolupráce. Nezapracované zmeny môžu brzdiť rozvoj firmy;
• chybovosť – ak sa váš účtovník opakovane dopúšťa chýb, ktoré vám prinášajú pokuty alebo majú negatívny dopad na vaše podnikanie, v takom prípade nie je čo riešiť. Samozrejme, kto nič nerobí, nič nepokazí, nejaká tá chyba sa vždy stane, no ak sú chyby na pravidelnej báze, nie je to v poriadku;
• pomer „cena/výkon“ – najčastejšie sa podnikatelia rozhodnú zmeniť účtovníka, ak sa im nepozdáva pomer ceny a výkonu. To znamená, že pri porovnaní trhu sa im zdá, že platia priveľa alebo si účtovník stále navyšuje finančné požiadavky aj napriek tomu, že sa jeho výkon a služby nemenia;
• životné situácie – okrem dobrovoľnej zmeny účtovníka môže prísť aj tá nútená, keď ste s účtovníkom spokojní, no účtovník odíde napr. na materskú, do dôchodku, ku konkurencii alebo len prestane s činnosťou účtovníka. Ideálny stav je taký, v ktorom má nový účtovník alebo účtovná spoločnosť dostatočný čas na prevzatie účtovníctva, prispôsobenie sa danej spoločnosti a určite je dobrá aj možnosť dočasnej spolupráce s predchádzajúcim účtovníkom.

Účtovníka alebo účtovnú firmu nemusíte meniť len kvôli nespokojnosti. Pre jeho výmenu sa môžete rozhodnúť aj kvôli získaniu inovatívneho pohľadu niekoho nového. Čo tým myslíme? Dnes už neplatí, že firmy menia účtovníka len vtedy, keď účtovník robí chyby. Čoraz väčším trendom sa stáva, že firma sa rozhodne zmeniť svojho účtovníka najmä preto, aby priniesol nový pohľad na dlho zaužívaný systém. Nový účtovník s novým pohľadom na rovnakú vec vie často priniesť kreatívnejšie riešenia, ktoré boli v dôsledku rutinných postupov prehliadané, čím dokáže firme ušetriť nemalé finančné prostriedky alebo zefektívniť tok peňazí (cash-flow). Niekedy takáto zmena môže odhaliť aj nedostatky v účtovníctve, ktoré doteraz neboli zjavné.

Kedy je správny čas na zmenu?

Bez ohľadu na to, či meníte účtovníka alebo účtovnú firmu z dôvodu nespokojnosti, inovatívneho prístupu alebo iných dôvodov, dôležité je myslieť aj na to, kedy túto zmenu vykonáte, aby ste eliminovali možné straty, prípadne nepríjemnosti spojené so zmenou. Mnoho spoločností a podnikateľov žije v mylnej predstave, že k tomu, aby mohli vymeniť účtovníka, musia počkať na koniec účtovného obdobia. Táto predstava nie je celkom správna, keďže spoluprácu s účtovníkom môžete ukončiť kedykoľvek počas roka, samozrejme, rešpektujúc zmluvné podmienky a prihliadajúc na dĺžku výpovednej lehoty (ak je súčasťou zmluvy).

Ukončenie spolupráce na konci účtovného obdobia sa často odporúča hlavne preto, aby pôvodný účtovník ukončil všetky činnosti spojené s fungovaním spoločnosti, uzavrel účtovnú knihu, spracoval podklady k účtovnej závierke, ale tiež, ak je to v popise práce, spracoval mzdovú agendu a ďalšie výkazy. Ak je to vykonané správne, nový účtovník alebo účtovná firma môže svoje pôsobenie začať bez problémov, k prvému dňu nového účtovného obdobia. V prípade, že so zmenou nechcete čakať do konca účtovného obdobia a chcete ju vykonať hneď, účtovníctvo (resp. stav účtov hlavnej knihy a saldokonta) je možné prebrať aj k prvému dňu nového mesiaca, no s tým, že nový účtovník s najväčšou pravdepodobnosťou nebude vedieť zaručiť správnosť výšky obratu na účtoch a rozúčtovanie nákladov na daňovo uznané a neuznané, čo môže viesť k dodatočnej kontrole zaúčtovaných dokladov.

Často sa stáva, že podnikatelia odkladajú zmenu účtovníka alebo účtovnej firmy na poslednú chvíľu a doplácajú na jeho prílišnú chybovosť alebo neochotu. Z tohto dôvodu je dobré, ak podnikateľ svojho účtovníka dlhšie sleduje a vycíti možné signály, ktoré sú často predzvesťou mnohých neželaných problémov.

Ako vybrať nového účtovníka/účtovnú firmu?

Pri výbere nového účtovníka už neplatí, že sa spoločnosti obracajú na účtovníkov alebo firmy v najbližšom okolí. V súčasnosti, nielen kvôli pandémii COVID-19, ale aj vďaka nástupu digitalizácie, pretrváva trend vytvárania elektronických verzií dokumentov, ich zdieľania, preposielania cez email a podobne, čo v neposlednom rade šetrí čas. Osobné stretnutia stačia len pri riešení mimoriadnych situácií.

Na čo sa pri výbere zamerať?

• skúsenosti a prax, ktoré sa vedia odraziť v efektívnejšom a kvalitnejšom poskytovaní služieb, s inovatívnym pohľadom na vec,
• referencie, ktoré robia dobré meno účtovníka/firmy a často sú hlavným ukazovateľom, podľa ktorého si vybrať toho správneho,
• komplexnosť poskytovaných služieb, často aj s pridanou hodnotou v podobe poradenstva, resp. doplnkových služieb,
• cena, ktorá sa často odráža od trhových cien, poprípade ceny konkurencie, no tiež od toho, či uzavriete zmluvu s interným alebo externým poskytovateľom služieb.  

Tieto odporúčania potvrdzuje aj prieskum, ktorý uskutočnil portál podnikajte.sk na 160 slovenských firmách. Z prieskumu vychádza, že pre 59 % opýtaných sú dôležité najmä dobrá komunikácia s účtovníkom, sympatia či ochota, referencie a komplexné riešenie problematiky.

Čo potrebujete pri prevzatí účtovníctva?

Ak ste sa rozhodli pre zmenu účtovníka, ideálne je s pôvodným účtovníkom spísať protokol o odovzdávanej agende. Tento protokol by vám mohol pomôcť pripraviť váš nový účtovník tak, aby bol schopný nadviazať na váš súčasný účtovný stav. Samotný protokol by mal obsahovať:

• hlavnú knihu,
• účtovný denník,
• prehľad neuhradených záväzkov,
• prehľad nezinkasovaných pohľadávok,
• knihu dlhodobého aj krátkodobého majetku,
• inventarizáciu zostatkov účtov k poslednému dňu,
• daňové priznanie za predchádzajúci rok najlepšie s podrobnými informáciami o pripočítateľných a odpočítateľných položkách pri úprave základu dane. 

Ak má zároveň účtovník na starosti aj mzdovú agendu, tak je potrebné prevziať aj:

• mzdové listy zamestnancov,
• zostávajúcu dovolenku každého zamestnanca,
• ročné zúčtovanie dane za predchádzajúci rok,
• priemernú mzdu každého zamestnanca,
• informácie o zrážkach zo mzdy,
• kompletné zložky zamestnancov i dohodárov (registračné listy, pracovné zmluvy, dohody, prípadne rodné listy, vyhlásenia a pod.).

Všetky tieto podklady vám vie vygenerovať akýkoľvek účtovný program, takže ani tento krok by nemal byť problém. Niekedy sa môže stať, že váš starý účtovník nie je ochotný poskytnúť žiadne informácie. Tu je ale dôležité to, že ide o vaše údaje a váš majetok, takže nemá právo ich žiadnym spôsobom zadržiavať. Ak by aj náhodou došlo k takejto situácii, treba to včas oznámiť novému účtovníkovi a ten si s tým už poradí.

Posledným krokom, ktorý vás čaká, je zrušenie prístupov pôvodného účtovníka a jeho plnej moci na vykonávanie úkonov vo vašom mene, čím definitívne ukončíte vašu vzájomnú spoluprácu.